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档案展览中存在的问题与对策

摘 要：文章对近年来档案展览中存在的档案味道不够浓、现代技术不凸显、网上展览不成熟、二次开发不充分、档案保护不科学等五个问题进行了剖析，并就如何解决提出了相应的对策。

关键词：档案展览；问题；对策

档案展览是国家档案工作发展到一定阶段的产物，是档案宣传和利用工作的有机组成部分，在扩大档案工作影响、提高社会档案意识方面具有不可估量的作用。1949年以来，我国档案展览的发展经历了初创期（从新中国成立到20世纪60年代中期）、停滞期（1966年至1976年“文化大革命”时期）、发展期（从20世纪80年代到90年代末）和繁荣期（20世纪90年代末至今）四个时期。与此同时，档案展览在形式、主题、时间、场地、受众、举办方等方面分别出现了“传统到创新，实物到虚拟”“大众到个人，普及到特色”“短暂到永久，时段到实时”“固定到流动，室内到域外”“限制到开放，有限到无限”“一家到多家，独立到合作”的发展变化，成为了沟通档案与公众的最佳方式。但是，档案展览发展至今，仍然存在着诸多问题，诸如临时性、任务性办展多，缺乏长远的宏观规划；低水平重复办展多，上规模、上档次、有特色的高质量展览少，等等。笔者仅就近年来档案展览中存在的几个问题进行剖析并提出相应对策。

1 问题之一：档案味道不够浓

近年来，我国档案界对举办展览情有所钟，相沿成习，既大大提高了档案的利用量和利用率，又大大促进了档案征集工作和场地、设施建设，还大大促进了社会档案意识的普及和提高，可谓一举多得，功德无量。例如，中国第一历史档案馆的“清宫密档真迹展览”、中国第二历史档案馆的“孙中山先生墨迹展”、北京市档案馆的“让昨天告诉今天——北京商品票证展”等等，可谓是“档案”味极浓的精品档案展览。同时，也应当看到，类似上述称得上精品的展览在所有展览中所占比例很小，反映、歌颂近十几年、七八年甚至一两年来社会建设成就的展览比例太大，而且多是仓促上阵的掺水过多、粉饰“政绩”的应景之作，存在着浮躁化、浅表化的倾向，缺乏一种应有的极富档案味的真实感和厚重感。究其原因，主要有二：一是好操作，见效快，容易出成果；二是歌功颂德，领导高兴，办展经费好解决。

档案展览要想办好办出特色，具备吸引观众、打动观众的魅力，必须要有浓烈“档案”味和历史厚重感，必须要考虑所用材料的质量和分量。如果档案展览不符合档案身份，整日找不着北，弃档案宝藏而不用，乐此不疲于一些只收一时廉价喝彩的“速食快餐”，到头来只能砸自己的牌子。因为观众参观档案展览是冲着可以还原真实历史、唤醒模糊记忆的“档案”而来，渴望走进时空隧道，渴望与历史老人对话，渴望见到在别处见不到的东西，渴望得到心灵的震撼和升华。

笔者认为，档案展览要想极具档案味道、凸显档案特色，应从以下三方面去努力：一是展览选题要凸显档案特色，使其区别于博物馆的‘文物、标本’和图书馆的‘知识文献’；二是体现展览题目的档案材料要充足，做到人无我有、人有我精；三是展览的时机和切入点要选好。例如，北京市档案馆为纪念国家改革开放20周年举办的“让昨天告诉今天——北京商品票证展”，走出了描摹、图解眼前莺歌燕舞大好形势的老套路，展品是馆藏20世纪60年代、70年代和80年代初期当年人们所熟悉的政府文件、各种票证样品等，形象地再现了紧缺经济时代的真实情况，可谓视角独特、以小见大的“档案”味极浓的匠心独运之精品展。

2 问题之二：现代技术不凸显

近年来，实体档案展览多以单一的图片加文字或静态实物档案展览为主，声、光、电、图等多媒体现代高科技技术不凸显，不能更加清晰准确地呈现档案展览主题，受众的参与度不高，展示效果不尽如人意。

笔者认为，有必要加强多媒体现代高科技技术在实体档案展览中的综合应用，发挥好其对实体档案展览的助推作用。具体来说，一要在档案展览中综合运用多通道立体环幕系统（适用于布置主展厅及重要展区，在内容上适合播放历史性、记录性较强的影像。例如上海浦东新区档案馆使用该系统展示陆家嘴金融城的发展概况、区位、交通和未来规划等）、4D影院（适合展示档案背后的故事，通过特效给予观众刻骨铭心的感受，如南京大屠杀影片等）、裸眼3D技术（适用于厅内展示视觉冲击效果和进行展前宣传，尤其是户外宣传）等多媒体现代高科技显示技术；二要在档案展览中综合运用全息幻影成像系统（根据反射介质和反射方式的不同分为360度全息投影和180度全息投影和幻影成像，180度幻影成像系统适合单面展示，如大庆石油科技馆利用幻影成像系统模拟公司高层人物开会探讨未来五年规划的场景等；360度幻影成像系统适合展示单件的、需要强调细节和内部结构的展品，如上海浦东新区档案馆在浦东开发开放展中应用360度幻影成像系统展示了汽车新品等）、空气成像技术（适用于相对静态的场景展示，如世博会广州馆门前厅运用空气成像技术展示出真人比例的“公关小姐”等）等多媒体现代高科技演示技术；三要在档案展览中综合运用互动投影系统（根据成像界面的不同可分为墙面、地面、桌面投影系统等，地面互动模拟系统适用于展出简单景观，墙面互动投影系统用于互动展示大幅珍品，桌面互动投影系统可以结合沙盘模拟地理状况。如舟山鸦片战争纪念馆使用墙面互动投影展示鸦片战争时的市井风情、帝国侵略场景，用桌面投影互动沙盘展示罂粟的分布与传播、西方向东扩张过程、广东鸦片集散地分布情况等）、虚拟翻书技术（适合展示文书材料类档案，如上海浦东新区档案馆使用电子翻书系统展示该馆多年开发制作的浦东城市记忆项目中浦东的老地名、古木、古建筑等图文资料）等多媒体现代高科技互动技术。

同时，在档案展览中综合运用多媒体现代高科技技术时应遵循四大原则：一是在选择技术设备时要根据本馆资金状况量力而行，切忌出于攀比心理造成资金浪费；二是要从展品、展示主题以及观众感受的角度出发将各种技术巧妙结合，发挥各自优势；三是设备的获取灵活采用购买和租赁方式，长期和永久性展览可直接订购，临时性展览可选择租赁方式；四是购置相关技术设备之后要注意维护和更新，以保证设备最大限度发挥功效。例如，2013年7月郑州市档案新馆承办的《郑州记忆——郑州历史发展档案陈列展》，以照片、文书、专业、音像、实物档案及图书报刊资料为展示内容，综合运用了诸如投影互动、内发光字、互动桌面、触摸查询设备、幻影成像、投影沙盘、幻灯片、电子翻书、感应互动播放、弧幕播放、电子留言等多媒体现代高科技技术，全景式、多角度、立体化地展示了郑州的过去、现在和未来，是一个凸显现代技术的经典档案展览案例。　　

应当强调指出的是：在档案展览中适度应用多媒体现代高科技技术手段，对丰富展览形式、活化展览内容、拓展展览空间、激发受众群体参观兴趣具有一定的促进作用。但若过度使用，则容易喧宾夺主，冲淡文字、照片等原生态档案展品的吸引力，降低展览的历史厚重感，使其失去“档案味”。因此，对多媒体技术应做到理智选择、适度应用，力争实现多媒体技术手段与档案展览主题内容的高度融合与统一。

3 问题之三：网上展览不成熟

网上档案展览是档案工作与先进的信息技术有机融合的产物，以不受时空限制、生动形象、灵活性强等特点不断彰显着自身的优势，为档案资源的开发与利用提供了更广阔的平台。当前，我国网上档案展览已初见成效，但是还不够成熟，在选材、选题、组织形式等方面仍有进一步提升的空间。以有效的档案信息传递提升展览质量，拓宽选题、丰富选材，强调先进的信息技术与网上展览的充分有机融合，以档案资源的整合与共享助推档案展览作用的延伸，都将有助于优化网上档案展览。

陈丽萍通过对档案网上展览栏目调查认为，网上展览不成熟问题集中体现在三个方面：一是主题单调、信息量小，且偏向政治形势，关注民生不够；二是制作水平参差不齐，交互功能没能得到很好运用；三是更新速度慢，宣传力度弱。究其原因，一是对档案网上展览重要性认识不到位，只是跟风办展，没有认真去做；二是目前还没有一个全国统一的规范来指导档案网上展览建设；三是资金匮乏、人才短缺，在一定程度上限制了档案网上展览的发展。针对问题，陈丽萍提出四大对策：一要重视从宏观角度提高档案网上展览建设水平，既要提高对档案网展重要性的认识，又要在档案法律法规中规范档案网展，还要加强对档案网展规律研究，制定档案网展发展规划；二要重视做好档案网上展览的策划工作，既要注意抓住时机灵活选题，又要结合所藏资源灵活选题，还要考虑针对某一专业群体提供专门的档案网展；三要注重加强档案网上展览的网页设计，包括色彩调配、导航体系、访问速度、链接等方面，既要和谐大方、便于使用，又要展品典型、文字精练；四要注重通过打品牌战加大档案网展宣传力度，既要注重借助媒体进行宣传，将宣传贯穿档案网展全过程，又要注意扩大档案网展的影响深度，考虑将档案网展制成书籍、光盘等实体形式加以保存、传播。

刘婷、高研、程熙认为，网上档案展览应有效运用Web3D技术和360度全景技术等虚拟现实技术，使档案展览突破地域、时间等条件限制，将现实中的实体档案展览以三维立体的效果呈现于网络，以更加生动、立体、交互的方式呈现在网络用户面前，促使网上档案展览以其丰富的视觉效果、充分的互动效应、良好的用户体验吸引更多观众参与其中，扩大网上档案展览的影响。例如，青岛档案馆借助3D虚拟技术和互联网技术推出了虚拟展览，在“青岛：1945日军投降仪式的台前幕后”这一专题展览中，虚拟展厅分为照片资料展厅、报纸资料展厅、档案资料展厅、电影厅四个区域，通过原始的档案、照片和电影，介绍了1945年美军在青岛登陆接受日军投降的历史。

4 问题之四：二次开发不充分

档案展览举办期间的展览宣传图册、展览讲解、展览互动活动等，以及展览结束后依据展览内容制作的图书、音像、网上展览等一系列以档案展览为基础的再利用，统称为档案展览二次开发。档案展览二次开发是基于各种档案信息资源再开发再利用的、可以延伸公众对展览美好记忆的、实现档案部门社会服务职能的重要举措，具体包括两个方面：一是档案展览过程中的二次开发，主要包括展览宣传图册、展览讲解、展览互动活动、流动展览、电化教育等；二是档案展览后的二次开发，主要包括传统档案展览产品、网络档案展览产品、个性档案展览产品等。

据笔者了解，虽然绝大数档案展览都根据各自情况，或多或少地进行了二次开发；但大多存在二次开发不充分、传播效果不理想问题。那么，如何才能更好地进行档案展览二次开发呢？笔者认为，一要做好档案展览过程中的二次开发，以辅助展览本身更好地将档案信息传播给社会大众。展览宣传图册既要做到内容翔实、主题突出、图文并茂、印刷精美，更要从“眼球效益”方面加强攻势，将展览最引人注目的东西着重渲染，以激起大众参观欲望。档案展览讲解既要做到内容丰富、语言生动，还要有历史根据，符合客观事实，以帮助观众增加兴趣、掌握重点、加深理解。展览互动活动既要做到针对参观观众、依托展览主题，又要做到形式多样、内容丰富，诸如学术报告会、座谈会、讲座、征文、笔会、藏品鉴定以及展览中所涉及和反映的人物讲述亲身经历等，以吸引更多的观众参与其中互动。流动展览既要做到面向大众、面向学校，走上街头、走进社区，又要做到主题多样、形式新颖、规模适度，以扩大档案展览的受众面和影响力。电化教育要充分运用录音、录像、电影、光盘和幻听等视听技术，通过一定场合将有关的宣传教育内容声像并茂、直观形象地播放给观众，以达到预定的教育目的。二要做好档案展览后的二次开发，以延伸观众对档案展览的记忆。既要做好图书、画册、光盘等传统档案展览产品的开发，或将展览的照片、展览所讲述的历史背景撰写成书，或将展览过程配以背景故事制成光盘；又要做好网络档案展览产品的开发，让展览效果在网上得到完整保存，使档案展览成为“永不打烊”的展览；更要做好集中展览文化精髓、适应当今收藏风潮的如个性化邮票、门票收藏、展品收藏等个性档案展览产品的开发，可以针对展品开发限量的个性化邮品做成纪念封、邮册等，也可以提供同一主题的档案展览门票或者当年举办的系列展览门票的限量精美收藏版，还可以将印章拓片装裱、加衬、封框编号等。

应当强调指出的，在展览成果开发中要注意保护档案展览的各项知识产权：一是在展览成果开发过程中要先行咨询法律专家，将相关知识产权纳入法律保护范围之内；二是展览成果开发过程中要和涉及到的相关方面签订正式的包括产品使用期限、使用权限、使用范围、再开发等问题的法律协议和包括信息使用范围、信息加工程度等问题的信息开发协议中；三是在展览活动、文化产品以及信息推向社会之前要注意做好保密工作，避免被模仿；四是遇到侵权问题应在相关法律的保护下积极主张自身的权利不被侵害。

5 问题之五：档案保护不科学

如果说展品是档案展览的主角，那保护工作就是化妆师、照明师等幕后工作者，主角离不开他们。[12]做好档案展览中的科学保护具有十分重要的意义。然而，据笔者了解，有相当一部分档案展览或多或少地存在档案保护不科学的问题，在一定程度上危及到档案的安全。因此，笔者认为，要想在档案的展览过程中科学有效地保护档案，必须从展览工作的全局考虑，将展览工作看成一个动态性的过程，注重过程中的各个环节及其各环节间的衔结，系统而全面地把握整个展览过程，建立一个完善的全程科学保护体系。

一是展览前要做到统筹规划、防范未然。要科学设置包括档案展品的选用布置、进出管理、安全检测等各方面规划的档案保护模块，要对档案展品自身状况做好检验并提前拟好保护方案，要对展出档案进行价值评估并根据评估结果对不同档案进行分级保护，要对档案在展览过程中的各种保护条款进行明确化、制度化以在制度上保障档案展品的安全。

二是展览时要做到实时保护、全程监控。即在展览的过程中要注重展品的动态变化，密切关注其在展览过程中的状况，并根据其自身状况对其进行无间断保护，以控制其健康状况，达到保护的最终目的。具体来说，在展览之时，应重点注意以下四个方面的保护工作：一要注意做好展览过程中的防光工作，在光源选择上尽量采用那些不含或少含紫外线的、对档案损坏较小的光源，在光照强度控制上尽量采用一些相应的减少弱化措施，在光的照射角度上尽量避免光照直射展品，以减弱光照对档案的影响和破坏；二要注意在展览过程中的温、湿度变化，对展区的温、湿度状况进行实时监控，将其控制在适宜的范围之内，一旦出现异常状况，要及时采取措施进行调节；三要做好展览过程中对有害气体的防治工作，在展区选址时尽量选择那些远离高污染的地区，在展览的过程中注意做好展柜的密闭工作，同时做好对展区环境的监测和空气流通工作，以保证展区空气质量；四要加强展览过程中的安保工作，要注重制度保障且有明文规定，要在展区设置足够安保人员和安保设备，要做好定期检查工作，时刻关注展品、确保展品安全。

三是展览后要做到检测修复、及时补救。即展览结束后对展品档案进行全面检测，并对有所损坏的档案采取及时的修复，以及时抢救档案财富。具体来说，一要对展览结束后的展品进行全面检测，并对照展览前所作的检测登记中的各项指标，找出损伤较为严重的档案，并随之做好展览后的检测登记；二要对损伤的档案进行修复，尽可能地使其恢复到展出前的状态，并撰写修复档案以记录损伤档案的修复情况；三要对此次展览的保护工作进行总结，找出工作中的经验与教训，为以后的展览提供借鉴。

第一论文网2017-7-29

明清档案“数转模”问题的审视与思考

随着信息技术的飞速发展，档案管理工作开始全方位进入数字化时代，与此同时也面临着数字档案的长期保存问题。目前业内人士关注的焦点主要集中在存储介质的选定与存储介质之间的技术转换方面。在档案行政管理部门着力强调异质备份工作的前提下，传统历史档案的“数转模”成为当前形势下的务实解决方案，无论从理论层面还是实践层面都应予以认真研究，并提上议事日程。本文结合中国第一历史档案馆（以下简称“一史馆”）明清档案的管理实践，就明清档案数字化加工项目中的“数转模”问题作一简要审视与阐述。

确保数字化信息长期保存的有效性

档案管理兼具保护与利用两大目标任务。一史馆以其丰富的明清档案资源，在档案保护与利用过程中始终走在同行的前列。早在1973年，一史馆就开始引入缩微技术，缩微胶片作为明清档案保存与利用的有效载体在馆藏档案管理工作中得到了极好的应用。步入90年代后，随着我国计算机的全面性普及和网络技术的发展，社会信息的传递方式也随之改变。一史馆顺应时代要求，采用“模转数”即先缩微后数字化的方式对档案加以有效管理。如今，随着光盘、硬盘、磁盘阵列等多种载体的相继出现，“数转模”技术走向档案数字化前沿，一史馆也逐步进入到明清档案管理的多介质存储时代。

2010年11月，一史馆制定了《档案整理和数字化工作方案》，并于2011年正式启动档案整理数字化工作，同时逐步推进档案数字化和缩微工作。截至2015年2月，一史馆已完成文件级馆藏目录900余万条，完成档案数字化519万件，生成档案数字图像5480余万画幅。为了及时将数字化成果提供社会公众利用，从2012年开始，一史馆连续4年在馆内信息利用平台推出已经完成数字化并对外开放的馆藏档案史料，主要有：2012年，内阁北大移交题本29054件453514画幅；2013年，军机处满文录副奏折、内阁吏科题本、内务府奏销档档案422517件4503296画幅；2014年，宪政编查馆、修订法律馆和京师高等审判厅检察厅3个全宗档案5103件25468画幅；2015年，内阁满文题本80479件1198603画幅。再加之2011年以前的数字化档案1548085件，一史馆馆藏档案利用查询系统共对外开放利用数字化档案现已达到210万件2569万画幅。目前馆藏档案数字化资源已经突破5PB，而档案数字资源存储及备份总量也已超过3PB，这既为保护及利用明清历史档案奠定了坚实的基础，同时又使如何保存和利用好如此海量的档案数字信息成为一个新的重大问题和关注点。

历史档案文献的永久保存一直以来都是档案工作的重要内容，数字化时代也不例外。美国国家档案管理机构曾邀请权威单位确定档案的最佳保护介质，数十位专家对磁性介质、光盘、电子文档、纸张、胶片5种常用的介质进行论证，最后结论是纸张和缩微胶片最适宜文献的长期保存，建议用缩微胶片或纸张复制文献，以达到永久保存的目的。2009年10月，国家档案局颁布《数字档案信息输出到缩微胶片上的规定》，规定了数字档案信息输出到16mm和35mm 卷式黑白缩微胶片上的一般要求。按此“规定”要求，将数字档案信息输出制作为缩微胶片进行长期异质保存，可保证档案得以科学、有效的保护。

确保档案内容信息的法律认可性

“数转模”全称为数字影像转换成模拟影像（Computer Output Microfilm)，业内人士亦称“数转胶”，即利用光学原理将数字信息转移到缩微胶片上，从而实现数字资源长期保存的技术。“数转模”的应用目标仍然是将缩微胶片长期保存的优点与数字信息方便利用的优点相结合，以确保数字化文献信息安全有效。与传统缩微技术所产生的缩微胶片不同，这种经过从“数”到“模”的转换所产生的缩微品，其内容的真实性及其法律凭证地位即法律认可性问题便凸显出来。

无论是纸质档案，还是采用缩微摄影技术直接拍摄纸质档案所生成的缩微品，其内容的真实性及法律地位不言而喻，若自身法律性的不足往往会丧失其档案本身应具有的效力。缩微摄影技术在我国80年代文献抢救工作中发挥了巨大作用，究其根本原因是因为缩微技术使用后档案信息的真实性及其法律凭证地位起到了决定性作用。1990年10月发布的《中华人民共和国档案法实施办法》明确规定：“各级各类档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件。档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”一史馆从20世纪70年代开始使用缩微技术拍摄馆藏档案，截至目前共有缩微品（母片）1.5万余盘、拷贝片3万余盘可提供利用，并规定凡有缩微复制件的档案，一律用缩微品代替原件使用。

数字时代计算机环境下直接生成的电子文件，以及将传统档案数字化后产生的数字信息，其档案内容的真实性与法律凭证地位则是不能确定的。在此条件下，通过“数转模”技术转换后形成的缩微品，尽管与传统缩微品一样是档案缩微品，但因其档案原件是电子文件档案而非纸质档案本身，因此，通过“数转模”形成的档案信息内容是否具有真实性与法律凭证地位至今仍在讨论中。国标《缩微摄影技术缩微品的法律认可性》（GB/Z 20650 — 2006）主要是针对缩微品信息的法律认可性问题提出了缩微品制作应遵循的程序和建议，指出如果遵循该程序和建议，缩微品副本可代替原件，并起到与原件相同的作用。

确保输出缩微胶片档案数字信息的完整性

通过“数转模”技术转换后形成的缩微品，因在转换过程中信息易发生丢失现象而造成缩微品的档案数字信息不完整。由于转换后缩微品是利用扫描产生的数字图像经COM技术制作而成，而这个转换过程需要经过图像扫描、格式转化、缩微品输出、拷贝冲洗等多个环节，每个环节自然都有可能出现数字信息丢失问题。比如，就图像扫描而言，常规采用的OCR扫描输入技术，其平均识别率仅为95%；就缩微胶片的材质而言，其背景密度及解像力的大小也影响缩微胶片上信息的完整性。更重要的是，由于明清档案原件字体的大小、字迹颜色、纸张材料及薄厚程度的不同等，如深红色背景黑色字迹，淡黄色背景红色字迹，颜色较浅字迹，以及红、蓝色字迹等因素，会对输出到缩微胶片上信息的清晰度及完整性产生相当大程度的影响，进而造成档案信息丢失。为避免上述因素造成的缩微品档案数字信息不完整，就需要加强对胶片的检查力度。

相伴发生的另一种情况是，传统纸质档案数字化过程中，会产生一些新增加的技术参数信息（如色卡、备考表、装具及标识符号等）。一史馆在对馆藏内阁-满文实录、内阁-满文起居注、内务府-满文杂件、宫中-满文档案、理藩部档案进行数字化加工过程中，扫描档案信息约305万画幅。其中新增加的技术参数信息约占40万画幅，即不属于传统纸质档案内容的技术性信息标识影像占档案总画幅的13.1%。在“数转模”过程中这些技术参数信息理应随着档案主体的数字信息一起转换成缩微胶片进行保存，否则，一旦档案主体的数字信息发生丢失，当需要借助“模转数”技术手段再次将模拟信息转换为数字信息时，整个“模转数”过程因缺乏这些技术参数信息而无法得以实现。

“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌。”一史馆馆藏明清档案，时间跨度近300年，所保存的明清两代中央国家机关及皇室档案的文献史料具有珍贵的保存与利用价值。“数转模”的主要目的之一就是能够真实地将档案信息长期保存下来，因此不仅要求对数字信息“原汁原味”地进行转换，同时在质量标准上要求转换后的缩微品与传统缩微品质量无差别，在图像检查方面要求对画幅逐一进行核对检查，以确保输出缩微胶片档案数字信息的完整性。

选择技术转换过程中的格式最优性

为规范档案数字化工作，加快推进档案数字化进程，2010年10月，一史馆确定了数字化图像的主要技术参数：图像文件格式为TIFF，全彩色（RGB）、24bit真彩色输出，分辨率不低于300dpi，单页档案尺寸不超过A3尺寸标准画幅，且为100%原大尺寸扫描。对于归档备份数据，采用多套多介质的备份机制，扫描图像存储采用TIFF、JPEG（按原始TIFF格式图像转换、优化，压缩率为50%）以及无损压缩JPEG2000（按原始TIFF格式图像直接转换）3种格式。究竟应采用哪种格式对电子文档进行转换，需要作以下简单的分析比较。

TIFF(Tagged Image File Format）图像文件格式是一种比较灵活的图像格式，主要用来保存包括照片和艺术图等图像文件，特别是用于对图像质量要求较高的图像存储与转换。TIFF图像文件格式具有图形格式复杂、存贮信息多的优点。

JPEG(Joint Photographic Experts Group) 图像文件格式是一种最常用的有损压缩图像文件格式，其最大优点是利用有损压缩的方式去除冗余的图像数据，即在获得极高压缩率的同时能展现十分丰富生动的图像，换句话说，就是可以用最少的磁盘空间得到较好的图像品质。当然，压缩比的大小直接影响着图像的清晰度。压缩比越大，图像品质就越低；反之，压缩比越小，图像品质就越好。

JPEG2000图像文件格式作为JPEG的升级版，支持有损和无损压缩。其重要的特征在于它能实现渐进传输，即先传输图像的轮廓，然后逐步传输数据，不断提高图像质量，让图像由朦胧到清晰逐渐显示。JPEG2000有很大的技术优势，压缩率比JPEG高约30%左右，压缩性能却可以提高20%以上。

由于明清档案年代久远，不少档案因或霉烂变质，或水浸、残破、虫蛀，或字迹不清、图章压字等原因，造成原件状况较为复杂，当被压缩的图像有大片近似颜色时，特别是在转换时采用JPEG图像文件格式是按原始TIFF格式图像转换、优化，且压缩率为50%时，就有可能会出现马赛克现象，甚至信息丢失。JPEG2000图像文件格式是按原始TIFF格式图像直接转换而来，但经过转换后得来的数据毕竟不是元数据，其真实性恐遭质疑。另外，在扫描簿册类档案时，由于摆放档案的位置不同，档案信息需要正反两个方向进行扫描，如对馆藏内阁-满文实录、内阁-满文起居注2类档案扫描的1739卷273万画幅中，反向扫描的档案信息就占52万画幅，占档案总画幅数的19%。按照原始TIFF图像文件格式进行转换，虽然给胶片的质量检查带来不便，但为了真实地再现档案原貌，选择TIFF图像文件格式进行转换是最佳的方式。

确保资金投入边际效益最大化

如何做到数字信息长期有效保存、防止数字化介质存储的档案信息不丢失，就需要不断地投入大量资金用以维持维护管理工作的正常运转，因此需要考虑资金投入的边际效益最大化问题。

首先，数字信息安全的维护及日常使用需要持续不断的资金投入。其次，更新设备和软件需要花费大量的资金，且每隔几年就要投入一次。第三，数字信息迁移转录的费用也是相当可观和不可预知的。国家档案局规定对于每年征收到档案部门归档入馆和登记备份的以光盘和硬盘等为存储介质的电子档案约1000件以上的，要求对档案数据进行 2 年/次的检测和4～5年/次的再备份。由此产生的离线存储档案数据量及管理费用是相对可观的。这些工作都需要有强大的经济实力做支撑。

如何确保资金投入边际效益最大化？“数转模”无疑是最佳的选择。应该清楚的是，相当长一段时间内，我们不可能将所有已经数字化的档案信息通过“数转模”技术全部转换为缩微胶片，务实的策略是分期分批、有步骤有计划地逐步进行存储介质的转换，优先考虑对具有重要史料价值及重点项目的档案优先进行“数转模”转换，以确保数据完整不丢失。当完成一批数据转换后，就可以不必再投入资金进行数据的迁移或转录，且一旦将来数字化介质存储的数据不慎丢失，还可以利用“模转数”技术，将模拟信息转换成数字信息再利用，这样缩微胶片既是永久保存的介质，又是数字信息出现丢失或损坏时的备份转换介质。

总之，使用缩微胶片保存重要的史料文献是世界上进行档案长期保存的最理想方式，在其长期的发展过程中，国际标准化组织ISO/TC171文献影像应用技术委员会以及我国文献影像技术标准化技术委员会及相关行业，相继系统地制定了缩微技术的国际及国内标准。鉴于数字技术在档案保护中的缺陷，档案保护还应主要立足于缩微技术，即便是对原档全部进行数字化处理后，仍需要对这些数字化产品进行由“数”到“模”的转换与处理，利用数字存档系列产品及相应的软件系统，实现缩微胶片和数字光盘的优势互补。

王海欧

中国档案2017-8-30

档案管理中存在的问题及对策思考

干部人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想、品德作风、任务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为组织、人事的决策提供了可靠的依据，为合理分配使用人才资源提供了可靠的信息参考。

一、存在的主要问题

（一）管理力量薄弱。大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，影响了档案利用的准确性和完整性。

（二）信息化应用程度低，档案管理整体水平不高。随着信息技术的不断发展，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，但由于受经费及技术、人员等方面因素的制约，干部人事档案管理只是把个人的基础信息输入了计算机，而录入的数据一般都是按照职工自己填写的内容录入的，信息的准确性有待进一步确认，资料检索、调阅档案等仍用手工操作，无纸化阅档基本没有实现。

（三）人事档案材料收集不及时、利用率低。集中表现在收集归档工作不及时，执行不严格。收集归档的材料不全面、不准确。虽然《干部人事档案材料收集归档规定》文件中对人事档案的范围做出了明确规定，但当前的人事档案材料在全面准确地反映一个人的全貌方面还是欠缺的。一些材料还没有收集上来或收集不齐全，一些归档的材料还不够真实和准确。在内容和形式上存在着雷同现象，一些鉴定、考核和评价材料都给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，大多使用套话，内容形式相同，不能准确地反映每个人的真实情况。

（四）制度落实不到位，日常管理欠规范。受管档人员队伍不稳定、业务生疏、督查落实不到位等因素影响，干部人事档案审核管理制度坚持不够经常，日常措施不到位。材料制作没有统一标准，时常有A4、B5纸规格的材料归档，增加了管档人员的工作量。

二、对策与思考

（一）按要求配备档案人员。配置专（兼）职人事档案管理人员，档案工作涉及的单位多、材料多，整理工作繁琐，上级要求严格，达标任务重，如若同时忙其它岗位上的工作，就会分散精力。因此，应该按照要求配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案人员，使她们一心扑在档案工作上，这样能减少差错的发生。

（二）创新管理模式，提高干部人事档案信息化水平。运用现代化管理手段来制定档案工作发展规划，不断创新管理模式，逐步实现干部人事档案管理工作的现代化、信息化。尽快建立干部人事档案数据库系统，使干部档案在查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作，实现干部人事档案动态管理。建立干部人事档案网络化管理体系，从而提高档案资料的利用效率，实现干部档案的网络化管理。

（三）要充分发挥人事档案的作用，收集材料是基础。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并鉴定真伪及时归入档案。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订，使人事档案利用得更充分。注意拓宽服务范围，为人事改革提供信息。除了在政审、调资、晋升时提供人事档案以外，档案部门在当前人事工作改革中要根据结构性调整、人员配置等中心任务，积极提供人事档案信息，如为机构人员调整、定岗定员工作提供人员现状情况、综合信息、统计信息等。在制订人员规划和预测时提供人员预测情况、分析信息等，为领导和决策者当好参谋。

（四）加强制度建设，加快干部档案规范化管理进程。严格落实档案收集、鉴别、归档、整理、保管保密、查阅、借阅、转递等各项档案管理制度。按照《干部档案收集归档办法》明确各种档案材料的归档时限和要求，严把材料入口关，对送达的档案材料逐一进行甄别、审核，认真审核材料是否齐全完整，手续是否完备，不符合要求的应补齐、收全，补完手续后再进行归档，从源头上杜绝不合格材料的产生。要建立责任追究制度，对私自涂改档案的现象，报送虚假材料的，要追究本人及其单位主要负责人的责任，确保档案工作的真实性和严肃性。

今后我们还要在工作中进一步探索利用现代化手段管理人事档案和人才信息的方法，实现人事档案工作的科学化、现代化管理服务，为开发利用人事档案和人才信息贡献力量。

李鑫

共产党员网2017-8-22

档案管理和利用专用设备收集问题

刘子芳：随着无纸化办公和办公设备、应用软件系统更新换代速度的加快，档案数字化管理和利用设备如何能确保已归档文件的有效保管与利用，应是各级档案部门面临的一个共性问题。为此，国家档案局第九号令要求各级档案部门重视对“有助于档案管理和利用所需专用设备”的收集工作。但在实际工作中，如何来开展这项工作、哪些是专用设备、以什么方式收集、所需经费如何解决、收集来的设备如何保管与维修等都是一个值得讨论的问题。

不能不：计算机技术更新那么快，以后可能一个小问题就读不出来怎么办？如现在要保存设备，是所有档案都要保存？是档案馆保存吗？保存多了，技术要求和资金要求成本可能比纸质档案还高怎么办？

huangking：以前，“386”等老式电脑用磁盘方式保存，随着技术发展，该保存方式发生了改变。要读取以前技术条件下保持的数字档案，需要可识读的软件和设备，有的必须用以前的那一套老设备，这就造成了需要保存档案管理和利用专用设备以保证档案信息的读取。我觉得，随着技术的发展，在有条件的情况下，尽量更新技术和采取新的保管方式，从磁盘到光盘，以满足数字化时代对信息的读取。在保存介质转换的过程中要注意信息的安全。

小刀：专用设备的收集我觉得还是以本单位的管理和利用设备为主。从实际工作中来看，所有单位的设备（包括软件）更换的同时，也会进行数据转移等操作，将数据内容进行转移，用现行的存储设备更换，不知转移后的可否还称为“档案”呢？如果非要把原产生的存储设备叫档案，那这个设备收集工作太浪费，也不与时俱进。个人意思，设备收集不如不搞。

马刺王朝：小刀前面的观点我是表示赞成的，但后面的观点似乎有些绝对。这个“档案管理和利用的专用设备”，大多是针对数字信息的管理和利用设备而言的。例如，摄像视频信息的存储就经历了从磁带到现实通用可读磁盘的变化，这就涉及一个档案管理和专用设备的保存问题。存储在3.5英寸盘的电子文件总需要相应的设备才能读取，如果你的馆藏中有3.5英寸盘，你就需要这个设备。我虽不赞同这种收集是种铺张浪费、毫无价值的观点，但是，我极度不赞同把这当做一项普及型的工作推广到各个地区和各个层次的档案馆（室）。这些设备的收集我觉得省级档案馆一定要做，部分重要地市级档案馆可以在能力范围内实行，不建议市级以下综合档案馆做这个工作。一方面，大多数数字档案信息已经数字化，另一方面，地市级以下的档案馆根本没有多少以前的数字信息，即使有转化、读取的需要，也可以求助于上级档案馆。“一刀切”，都来收集，那就真是“劳民伤财”，性价比太低。一个连缩微胶片都没有的档案馆收集缩微胶片的设备干什么用？

小刀：“档案管理和利用的专用设备”是一种辅助工具，如果保存下来，首先，我们不知道如古老的软盘、磁盘等存储设备的保存期限如何；其次，我们也不确定其相应的运行设备的保存期限，保存环境、保养等问题接踵而来，且老设备的运行等，不见得后人还会使用，如果存储设备因时间问题而导致如磁粉脱落等无法读取，如果运行设备因年代久远而无法使用，如果没有会使用“老古董”的操作者……这些同样是问题，不能仅思考我们要保存而保存。

刘子芳：小刀说的“专用设备的收集以本单位的管理和利用设备为主”，作为一个单位来说还好解决，但作为档案馆来说，问题并不是那么简单。一个单位在进行设备更新时可以同时进行数据转换，逐步升级，但是，对档案馆来说，已接收各单位的档案，相对于各单位自己保管的档案，其数据所依据的设备更新速度是相对滞后的，有时甚至是隔几代的。作为单位来说，原始档案数据随着设备的更新而逐步升级，可以读取并利用，但作为档案馆来说，原始档案数据并没有进行数据转换，新的设备与原始档案数据所依据的设备中间相隔几代，能否读取和利用应是一个大问题，不得不考虑的问题。另外，“专用设备的收集以本单位的管理和利用设备为主”固然可以，但最终还是要移交档案馆的，不然，各单位移交的档案是无法阅读和利用的。这样，就又回到了这个帖子的主题，怎样有区别地移交和接收，怎样保管和维修这些设备的问题。另外，对于旧的东西，人们往往没有保管的习惯，如，上世纪八九十年代，录音机、磁带流行，几乎每家、每个年轻人都有，现在呢，有几家、有几个年轻人还保管有录音机、磁带呢？机关也一样。所以，要建立一种制度来保证对这些设备的收集，利于对已移交档案馆档案数据的利用。至于怎样收集，正是此帖要讨论的问题。我非常赞成由机关收集的提法，但这里面存在一个关键问题，就是向档案馆移交的问题，还涉及档案馆如何收集的问题，如何保管的问题，请你多发表意见和建议。讨论对档案专用保管设备的收集问题，更为关键的是如何对待档案原件。我们知道，无论你用何种先进的转换设备，其转换出来的档案数据，都不能代替档案原件，档案原件的价值是其他转换件所不能替代的。比如，过去的磁带，你即使进行了数字转换，能听，能利用，但其凭证价值是不能与原磁带的凭证价值相提并论的。

追梦人：以前的录像带、磁带存储介质，现在已经很少，如果不数字化，我认为，应当收集保存一些老的设备以便读取。还有以前用磁盘方式保存的数据，在现在的电脑上就无法读取，因为现在的电脑根本就没有软驱。这种情况，我们能否把以前的带软驱的电脑保存，也就得看各自的保管条件了。再一个，我们也可以把以前的数据导出来，看能否与现在的格式相匹配，转换一下存储格式，以利于更好地保存数据。当然，设备的收集管理会增加单位的保管成本，应当提前做好准备，转换数据，或者向上级申请资金以解决这些问题。

白桦：我个人认为，档案管理部门在做好数字化档案保管的同时，要将其数字化档案读取设备作为实物档案妥善保存。这样，就可避免一些时间久远、价值性很高的数字化档案信息因没有相应的读取设备或读取设备不能使用而不能被充分利用，致使档案资源浪费。除此方法外，还可用“迁移”的方法对数字化档案进行保管。为保证当前存储的数字信息总能被当前系统读取，而将数字信息从一种硬件、软件配置向另一个软硬件配置转移称为“迁移”。它是一种随技术变化而定期改变数字信息格式的处理过程。使数字信息从过时的技术环境迁移到新的技术平台，对保护数字信息具有重要意义。“迁移”被许多人认为是目前解决数字信息因技术过时而造成的信息丢失最有效的方法之一。 　　

刘伟：随着硬件设备和软件的更新，电子数据存储载体格式不断更新，一般认为，数据迁移是一个解决办法。目前来讲，就经历了磁带（计算机数据磁带，不是指模拟的录音录像带）、软（磁）盘、硬（磁）盘、光盘（CD、DVD、蓝光）等，闪存盘（U盘，固态硬盘）也应该算一种。从我们开始普遍应用计算机开始，就这些存储设备了。但是，就本馆保存的电子数据来说，数据迁移可能进行了多次，软盘到硬盘，硬盘到光盘。数据格式转换是软件问题，硬件收集要解决的问题是首先要能读出数据，读出才能处理。就此而言，具体需要收集的不仅是软盘驱动器和硬盘、光盘驱动器，还要有具备上述接口的计算机。当然，接口规格也分数种，每种又分代，算起来数量还是不小的。但是，收集可能不需要太大成本，因为有一个收集时机的问题，当这种设备刚上市时，价格昂贵，普及之后，价格平稳，淘汰之时，价格下跌，正是收集此设备之时，时间再久，设备变得稀缺时，有价无市了，应当把握好时机。

小鱼儿：个人认为，不能实行“一刀切”，应具体问题具体分析。根据基层的实际情况，每个单位都去收集、保管这些专用设备是不现实的。即使当地档案部门也没有能力去收集和保管，当地档案部门可与经济条件较好的单位协商，让这些专用设备分散保管在有关单位，档案部门可以备案，这样，在一个区域内既可以达到资源共享，又能节约经费。

田润：档案馆在收集档案的同时，收集好专用设备对于日后利用好档案很重要。众所周知，档案馆的社会价值关键在于利用好馆藏档案。那么，对于利用收集进馆的档案，能够准确调阅便是必要条件。档案从载体上基本就是纸质档案、电子档案还有实物档案。档案是“过去时”，信息技术飞速发展，档案永远滞后，这是不争的事实。就像我们说，目前，再难找到有软驱的计算机，如果我们有3.5英寸软盘的话就无法打开。所以，“9号令”明确告诉我们，要同时收集有助于利用档案的专用设备，就是为我们日后利用档案创造方便。有人说，那时被收集单位不可能把电脑给我们，但那个年代的电脑我们档案馆也有，收集留存自己的设备也符合9号令的要求。对于一些市面不常见的设备，我们就要和立档单位寻求解决办法，将老设备淘汰后移交档案馆或信息数据升级等。对于一些实物档案，也许只有在特定装具下才能显示其光彩，彰显其特色，符合人们视觉心理需求，才能发挥好它所应有的档案利用价值。

亓晓华：近年来，现代信息处理技术发展迅猛，其专用设备档案的软硬件更新非常快，而在市场经济利益驱使下，更加快了更新速度。据了解，专用设备档案的软硬件一般每隔5年就要更新。而“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的不断问世，必将导致原有专用设备及软件的淘汰”，进而导致许多重要的档案信息丢失。据报道，美国航空航天局在20年前发射的“海盗”号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复。因此，我们就必须对一些重点单位、重要档案建立一种长期制度，来保证对这些重要设备的收集，必要时，移交至档案馆以备以后对其档案数据的利用。

档案界2017-7-21

浅论当前档案管理工作存在的问题与对策并作出创新的建议

【摘要】近年来，随着我国经济社会的快速发展，档案管理工作有了很大的进步。但要实现档案工作的持续发展就必须不断创新，与时俱进。实现档案管理创新的途径包括思想意识的创新、管理方式的创新、服务方式的创新和提高档案工作人员素质等方面。 进一步加强和改进档案管理工作，深入贯彻落实档案法律、法规，全面细致、扎实认真地做好档案管理基础工作，牢牢掌握档案信息源开发利用工作,是全面落实科学发展观、建设和谐事业的一项重要的基础工作。

【关键词】 档案管理 对策 创新 可持续

一、当前档案管理中存在的问题

目前我国档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下

(一)管理意识不强，档案利用率低

档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使单位员工对档案利用效益知之甚少。由于对档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

(二)档案管理制度不健全

档案管理不够规范。目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。很多档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全;有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。这样严重损害了档案的真实性和利用价值。

(三)档案检索效率不高。

档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

(四)档案硬件投入及经费不足

近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。

(五)档案专业人员业务素质不高

目前档案管理专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。

二、提高档案管理效率的对策

改观目前档案管理工作状况，提高档案管理效率，实现档案管理的规范化是档案管理工作的目标，我们还有很长的路要走，首先我们要解决的问题主要有：

(一)提高档案管理的认识

要充分认识档案工作对促进企业发展的重要作用，切实增强做好企业档案工作的使命感和责任感，进一步明确档案工作是各级领导义不容辞的责任和义务。

(二)规范档案管理机制,强化工作责任

建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的科学的档案管理体系，明确职能，将各个门类、不同载体的档案统一管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。 (三)实现档案管理现代化

档案管理必须适应信息化要求，把电子文件妥善保管起来。特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。在这种情况下，档案部门要知难而上，积极参与企业信息化建设，使档案管理成为信息化管理的一个重要组成部分。

(四)提高档案工作人员专业技能和素质及充分调动档案管理人员工作积极性

提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。

三、对档案管理工作创新的认识

(一)创新是社会发展的必然。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。在我国进入全面建设小康社会的新时期，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求持续发展。要实现档案事业的可持续发展就必须在档案管理工作中不断创新，这也是档案管理所面临的社会性、开放性的必然要求。

(二)创新是档案事业可持续发展的保障。档案事业的可持续发展,意味着其社会功能的改善和提高，与经济社会协调同步发展的同时，重点把人的发展摆到档案事业发展的中心位置上来。这就需要我们从社会需求的角度来把握档案事业发展的规模及方向，着力于提高档案馆(室)的工作效率和档案信息资源的开发利用率，最终使档案事业与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。

四、实现档案管理工作创新的途径

(一)思想观念的创新。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想。管理创新必须确立现代化管理意识，特别是档案管理知识化、网络化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标，逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。

(二)管理方式的创新。档案馆(室)虽然收藏有丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到馆藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以，必须在充实馆藏内容，提高馆藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

(三)服务方式的创新。随着高新技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，同时档案服务形式也较过去有了极大的改善。如何更好地创新服务方式，需要我们在实践中不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式。在工作中，要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性;要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究当前的利用者，还要研究潜在的利用者，不仅研究利用者当前的需要，还要研究利用者潜在的需求，以便最大限度消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求来加强档案服务的创新，使档案管理工作与国际接轨。

档案管理网2017-5-13

关于照片档案资源建设的问题与思考

摘要:随着 科学 技术的 发展 ,照片档案在社会生活中多层次、大范围地产生。为保证照片档案资源建设的健康发展,本文首先对目前照片档案资源建设中存在的问题进行了剖析,并在此基础上提出了相关建议。

关键词:照片档案 数码照片 资源建设

随着社会的进步和科学技术的不断提高和发展,照片档案在社会生活中多层次、大范围地产生。除了部分纯 艺术 的创作作品外,绝大多数的照片都是一定时期、一定范围内社会生活的真实写照,其中相当数量的照片有凭证作用和 参考 价值,是国家档案资源的重要组成。而当前照片资源建设过程中,还存在着不同程度、不同类型的问题。

一、当前照片档案资源建设中存在的问题

目前照片档案在管理方法、标准、程序以及照片的内容、质量等方面还存在诸多问题,主要表现为:

(一) 数码照片档案管理缺乏统一标准

目前,原有照片档案管理规范已不适应数码照片的管理。随着 计算 机、数码相机的普及和应用,各单位形成的数码照片越来越多,其应用也越来越广泛。如何对其进行收集、整理、归档和保管,成为档案工作者的新挑战。据我所知,目前全国只有南京、青岛、绍兴、重庆等市以及北京市宣武、西城等区制定了相应的管理规范或管理细则,而国家至今尚未出台相关法规性文件。相关的规定或行业标准的缺失,导致当前数码照片档案的管理处于一种无“法”可依、无“章”可循、无标准可执行的“真空”状态。

(二)照片档案收集困难,无法做到归档齐全完整

1.档案室照片档案归档不全

(1)年代久远的照片档案存留量小。由于上世纪50-80年代社会档案意识薄弱,对档案特别是照片档案归档存留观念淡化等 历史 原因以及摄影器材尚未普及这一客观条件的限制,导致年代久远的照片档案生成量小,形成的照片档案也未能保存下来。以某地市级档案馆馆藏照片档案为例,在可考证照片摄影年代的8584张照片档案中,1980年以前形成并保存下来的仅为183张,占全部馆藏照片的2.13%,而1949年以前的仅为8张,其余年代不详的为4张,总计仅为12张,而1980年以后形成的照片则占绝大多数,高达8401张,占97.87%。

(2)归档照片不完整或质量不高。由于档案人员大多不是照片的直接形成者(摄影者),对照片归档的控制力不足,而个别摄影者档案意识不强,未能按规定及时完整地向档案室移交照片档案,或仅将效果一般、质量不高的照片进行移交,而效果好、质量高的照片存留于个人手中,导致归档照片档案不完整或质量不高。

(3)照片档案总量分布不均衡。在已移交进馆的具有长久保存价值的照片档案集中于少数全宗中,如该馆馆藏5个全宗中的照片档案占全部馆藏照片的85.90%,其余各单位照片档案数量仅占15.10%。造成照片档案数量分布不均衡的原因除机构职能的不同外(如集中负责重大活动、重要会议拍摄、报道的部门所形成的照片档案数量大),也与各单位档案意识与档案观念的强弱密切相关。

2.档案馆对反映全区重大活动、重要会议的照片掌控力不足

(1)档案馆无法提前介入。根据调查,凡是照片档案资源丰富、管理规范的档案馆(如深圳、上海等)有一个共同的特点,即档案馆的专业人员能够全程参加各种重大活动、重要会议的拍摄。而其他地级市档案馆虽然设有专门摄影人员,但由于信息渠道不畅通,无法掌握所辖地区重要活动、重点工作的开展情况。如在党代会、人代会等全区性重要会议、重大活动及重点工程建设时,未能及时通知并安排档案馆工作人员进行拍摄;加之档案馆的社会认知度不高,社会对档案馆所担负的职能不够了解,导致了档案馆在重大活动、重要会议照片拍摄上的角色定位缺失,工作难以有效开展。

(2)照片档案主要形成部门档案意识相对薄弱。作为重大活动的主要组织和承办单位的党委办公室、人大办公室、政府办公室、政协办公室及负责宣传报道,形成照片量最大的宣传部、广电新闻中心等部门,在全区重大活动中拍摄的照片数量不少,但只有少部分移交到档案室,特别是有中央、国家各级主要领导人参加的重大活动照片散存于各处,形成重大活动照片档案收集难、归档难,甚至出现照片档案流失等问题和现象。

3.散存于社会上的照片收集困难

目前,大量对国家、社会有保存价值的照片散存于民间,如在潘家园等古玩交易市场就曾有解放初期及文革时期的照片进行销售。但对于此类照片的收集工作却难以有效开展,一方面,由于档案馆在人、财、物以及信息资源等方面存在现实困难;另一方面,全社会档案意识还比较薄弱,截至目前,向档案馆捐献、捐赠或出售的照片数量极少。如2007年,某区县一街道曾举办社区老照片展览,社区居民报送的老照片达数十张,但展览结束后却无一人向档案馆进行捐赠或出售,全社会层面的档案意识以及对档案工作和档案馆的认知度不高是主要原因。

(三)照片档案管理不够规范

据调查,现已归档保存于各单位档案室中的照片档案基本能够按照管理规范进行整理、著录、刻录与保管,但这部分照片数量极少,而且设计的内容比较单一,而有相当数量的照片散存于摄影者手中,这些照片绝大多数没有按照照片档案管理规范进行整理,从而造成了照片管理的无序状态,主要问题有:

1.对同一内容的若干张数码照片未进行筛选。具有代表性和典型性,反映工作活动全貌,主题鲜明、影像清晰、画面完整的主要数码照片与质量效果一般的照片同时保存。造成照片质量的良莠不分,影响其保管和利用。2.照片未进行规范化整理与著录。每张照片均以数码相机默认的命名方式( 英文 加拍摄序号)命名保存,未按规范重新进行命名管理,且没有反映照片时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等确切内容的说明。3.包括相机生产厂商、相机型号等硬件参数;存储格式、像素、分辨率、快门速度、光圈、焦距、曝光值等图像参数未作为数码照片的元数据与照片本身同时保管。4.对照片进行修改、添加、合成、挖补等编辑处理后,直接替换原版原件数码照片,数码照片真实性无法保证。5.数码照片仅保存于本人 计算 机硬盘中,未定期进行刻录光盘及异地保管,数据安全存在极大隐患。6.应归档的数码照片未冲印出纸质照片,以双套制进行管理。7.光学照片的底片与照片未做到一一对应,底片管理混乱无序。

由于存在上述问题,在查找该摄影者拍摄的照片时,只能由摄影者本人评记忆逐分区、逐文件夹、逐文件的查找,检索效率低下。

造成上述问题的原因主要是:

1.摄影者同时又是管理者,而摄影者普遍对照片档案管理办法不了解,对数据的原始性和安全性缺乏认知,只是用自己熟悉或习惯的方法进行管理,造成管理的不规范。2.技术更新,特别是数码摄影技术的 发展 ,使摄影成本大为降低,摄影者可以在一次拍摄任务中产生大量的照片,使照片的鉴定与筛选工作量急剧增加。3.摄影者,特别是专业摄影记者大部分忙于照片拍摄工作本身,照片的整理时间不足。

上述照片档案的收集和管理中存在的问题,不仅直接影响到照片档案的利用环节,更严重制约了档案事业的全面、协调和可持续发展。

二、照片档案资源建设的建议

(一)进一步完善照片档案管理办法,制定《照片档案收集整理实施细则》,尤其是针对数码照片的整理、归档提出统一标准,实现规范化管理。

(二)各单位,特别是重大活动、重大会议的组织与宣传部门强化档案意识,认真按照集中统一管理的原则和照片档案管理办法,加强照片档案的及时归档工作。

(三)完善工作机制。为档案馆对重大活动、重要会议的拍摄归档工作在制度上予以保障,如在举行上述活动前,可通知档案局安排专人参加重大活动或会议进行拍照,照片经整理后由档案馆归档保存。

(四)加强照片拍摄者档案知识培训。一方面提高其档案意识,督促做到拍摄完成后将照片与元数据及时向中心档案室移交;另一方面使之能够对照片档案按规范进行整理,强化著录编目等工作环节,使照片档案能够行之有效地为各项工作服务。

(五)各单位,特别是照片档案的主要形成单位,应及时定期向档案馆移交照片档案,使档案馆切实履行好集中统一保管照片档案的职责,从而避免各职能部门在举办展览、出版画册、开展宣传活动时,到处征集照片。

(六)档案馆主动开展多方面、多渠道的征集工作,一方面通过继续发放征集启事,扩大档案馆影响,使普通百姓认识到除博物馆外,档案馆也是 历史 资料的集中保管单位,且具有自身优势;另一方面要加大人、财、物力的投入,有针对性地加强散存于社会上的照片档案的收集(需各级政府给予资金上的支持),使档案馆能够定期或不定期在全国范围,甚至走出国门开展档案征集工作。

(七)加大宣传力度,提高全社会档案意识。一是随着目前社会个人收藏、鉴赏等方面兴趣的逐渐浓厚,档案馆应有意识地加强对社会公众“隐性化”档案意识的引导,可借鉴上海市档案馆举办的“人生记忆”活动,各档案馆普遍开展的家庭档案管理等;二是有关部门在部署重大活动、重点工作的同时,应对照片档案的收集、归档、移交提出明确的要求,从而增强各部门工作人员乃至社会公众的档案意识,促进全社会整体档案意识的提高。

(八)加强各部门间的沟通与协调。一是加强档案馆之间的馆际交流与合作,实现档案馆之间的资源共享;二是各单位发挥自身优势,实现信息资源共享,为档案馆有效开展档案收集打开方便之门。

作者：李军 张连星

中国档案网2017-12-2

医院声像档案管理中存在的问题及措施

医院已经成为当今社会中不可缺少的基础设施，所以加强和提高医院的管理水平是十分必要的，而要做好医院的管理工作，就必须先做好医院的档案管理。在数字化飞速发展的今天，医院普遍使用声像档案作为信息的载体，这有助于使用和查阅，但随着声像档案的增多，传统的管理模式已经不适合当下的发展，且出现了很多问题，以下就这方面进行讨论分析。

1 医院声像档案管理存在的问题

1.1 档案管理人员专业素质较低

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如，照片底片需要同时归档，影像要辅以文字说明，如果归档不及时，会给日后整理和查阅带来很大的麻烦。档案管理人员专业素质有限，对声像档案的管理心中无数，通常将声像档案与一般纸质档案同等对待。此外，管理方式落后，不能借助现代手段进行管理，多数停留在简单的收集、保管阶段，缩短了声像档案保管寿命，也影响了对其的使用。

1.2 记录不完整，制作不齐全

记录医院重大社会活动、重要会议、医疗和教学科研中的照片、录像等各类载体声像档案制作不完整、不全面。特别是医院的重点基建项目的声像档案，主要包括项目开工前的原景、招标会议、奠基仪式和竣工验收等。但在实际中，往往只在基建工程开工或竣工时举办仪式，缺少从工程的前期、中期和后期等环节全面拍摄的资料，造成声像档案不完整。

1.3 制度不完善，管理不规范

在声像归档的收集范围和移交时间等方面，没有制订符合案管理模式的具体要求，加之归档不及时，部分声像没有附加文字说明或有些说明则缺少时间或内容，这给日后整体和查找工作带来很多问题。此外，涉及声像档案的部门较多，各部门为了方便自己使用，不愿将声像档案移交给其他部门，任意处置材料，致使声像损伤或丢失。

2 提高医院声像档案管理的措施

声像档案管理是医院前进和发展的见证者，它不仅记载了医院的发展历史，更重要的是反馈信息提供参考。随着医疗卫生体制和社会医疗保险制度改革的不断深入，对医院档案工作提出了新的要求。因此，要做好医院声像档案管理工作，促进医院档案事业的发展，就必须探索出一种医院声像档案管理的新模式，以提高管理水平。

2.1 增强声像档案管理的意识

声像档案工作不仅是宣传部门的工作，更是各单位甚至全社会的工作，各级领导都要充分重视声像档案工作。我们可以从以下几方面努力：①做好声像档案的宣传工作。使医院领导和职工能够广泛关注该工作，提高各级领导和相关人员的意识，营造良好的工作氛围。②要善于抓住机遇。抓住机遇，结合重点目标、中心工作，通过已有档案和实际案例，发挥声像档案自身的宣传教育作用。③注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的专业知识和技能的培训，为保管好声像档案管理奠定基础。④作为医院领导者，要注重人才的培养，多途径提高档案管理人员素质；档案管理者要明确自身责任，加强专业培养，提高声像档案管理水平。

2.2 明确声像档案的收集范围和方法

在医院日常工作中形成且能真实反映本院各项工作活动的声像档案或有价值的磁盘或光盘等都属于档案的收集对象。主要包括：①文体文件，主要是通过计算机文字处理形成的正式电子文件；②通过数码相机拍摄的图像文件；③各种会议或重要活动通过视频设备拍摄的动态图像文件；④多媒体文件。

2.3 健全声像档案管理的规章制度

强化声像档案的规范管理，从收集、整理、归档、移交和借阅等方面对产生的声像材料规范、统一管理，防止分散流失。设立统一数据库，方便各部门使用和下载各类照片、音频和视频资料。任何人不得将声像档案据为己有，声像档案人员岗位变动时，要严格办理移交手续。实行分级管理，对珍贵的历史资料列入保护范围；医院组织的重大活动、会议，档案人员应全程参与，负责摄影录像的人员要积极配合，共同做好各类档案的收集归档工作，以确保重大活动声像档案的完整、全面。

2.4 规范声像档案的整理、分类和编目

声像档案管理人员要懂得拍摄技术，并能够及时发现有价值的声像材料。重要的资料可以不按照规定随时归档。基建项目类声像档案，只有将档案管理渗透到基建项目建设管理全过程中，才能准确把握医院原貌的拍摄范围。重要活动要做好详细的摄影计划，活动结束后，参与录像、摄影的人员要及时将各类声像材料移交入专职档案人员。规范声像档案整理，底片、正片和文字说明三部分缺一不可，综合运用时间、地点、事由、人物、背景和摄影要素等。

2.5 实现声像档案的数字化管理

采用现代化的设备对档案进行管理和开发，逐步实现文件电子化、文件传递网络化、文件存储数字化和文件管理动态化的现代化管理方式，是今后医院档案管理必然的发展趋势。当前，医院档案管理工作面临着新的挑战，一方面，医院档案门类较多，尤其是较繁忙的医疗部门，需要保留大量的业务归档材料，比如有关部门、相关资料，每年几万份，全部以传统的方法贮存，占用库房面积很大；另一方面，高科技的发展也使档案载体更加丰富多样，大部分医院已经尝试应用电子病历。医院档案管理部门应借助现代数字、信息技术，进一步提高声像档案科学管理水平，按照相关技术规范，借助计算机技术实现声像档案数字化处理，将声像档案信息的存储以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存储和利用，成为计算机可以阅读并且在网络中传播的数字信号。

2.6 积极开发声像档案的价值

声像档案管理的最终目的是为全社会提供服务，脱离了这个目的，档案管理便失去了存在的意义和价值。因此，要全面开发医院声像档案管理，使其在医院发展中发挥应有的作用。加大档案的宣传，增加医院员工和社会公众对档案事业的了解，提高档案室的影响力，增进与公众的亲和力。在内部宣传的基础上，还要借助媒体广告，比如通过档案网站宣传。此外，还要借助现代数字和信息技术，进一步提高声像档案科学管理水平。按照相关技术规范，借助计算机技术实现声像档案数字化处理，成为计算机可以阅读并且在网络中传播的数字信号。在此基础上，构建涵盖多媒体影像、文本内容的计算机数据库，建设数字化或虚拟的单位档案馆，实现资源共享、网络传播、远程档案查询、方便管理、延长声像档案寿命等多种功能。可以从以下方面开发声像档案管理的价值。

2.6.1 凭证价值

“空口无凭，立字为证”对声像档案来说，这个“字”就是原来的形、声、像。例如在科研工作过程中，科研攻关全过程、取得突破性进展的手术过程等声像档案可以提供其他门类档案无法比拟的直观效果。

2.6.2 教育价值

开发声像档案，制作宣传画廊、宣传片等，作为医德、医风教育的教材，寓教于乐，有助于推动医院的精神文明建设。

2.6.3 媒介价值

声像档案的参考价值、凭证价值，通过开发可以转化为媒介价值，从而承担社会功能，即通过新闻媒体宣传医院，传递医疗、科技信息，有效地提高医院知名度，为医院带来社会效益和经济效益。

3 结束语

总体来说，声像档案使查阅更加便捷，资料更加直观。因此，要重视声像档案的发展，及时发现并解决声像档案管理中存在的问题，尽早建立健全医院声像档案收集、管理、开发、利用制度和建立医院档案与其他信息管理融合的一体化管理模式，使医院声像档案管理形成一定的规模，为医院今后的工作作出贡献。

档案管理网2017-8-29

对档案馆未来发展趋向的理性思考

档案馆未来发展趋向问题是近年来档案界争论的理论热点问题之一。争论的焦点在于“档案馆的未来发展趋向如何?是传统档案馆、数字档案馆还是复合档案馆?”要想回答这一问题，必须弄清三个问题，即“数字档案馆明天就来临吗?”、“数字化时代传统档案馆会消亡吗?”、“档案馆发展模式的现实选择是什么?”。笔者在认真剖析和思考这三个问题的基础上提出了自己对档案馆未来发展趋向的粗浅看法，不当之处，恳请档案界同仁和有关专家学者不吝赐教斧正。

思考之一：数字档案馆明天就来临吗?

近年来，“数字档案馆”一词频频出现在各档案专业刊物中。目前的数字档案馆真的可以替代原有的档案馆吗?数字档案馆明天就来临吗?笔者无意对数字档案馆泼冷水，只想说明一下目前数字档案馆建设的实际状况和面临的诸多难题，使更多的档案界同仁对它有清醒的认识。应当承认，数字档案馆具有强大的功能，是档案馆未来发展的理想模式和必然趋势，但同时也要正视数字档案馆建设的现实状况。纵观目前正在建设中的所谓的“数字档案馆”，都或多或少地存在一些局限，只是具备了数字档案馆的部分功能，仅仅是数字档案馆的雏形，还不能算是真正意义上的数字档案馆。数字档案馆建设是一个高技术含量的档案馆建设，需要一系列基础工作的支持，而我们国家在这些基础方面恰恰十分薄弱，因而建设数字档案馆面临诸多艰巨问题，笔者将其归纳为以下五大难题：

1、传统人文意识与档案信息网络化的矛盾

数字档案馆是基于档案信息网络的档案馆，必须崇尚网络精神，具备开放意识，注意科学系统性，加强纵横联系。但传统中国的“纵向隶属”、“封闭隔绝”等与档案信息网络化形成尖锐的矛盾。传统意识在我们工作中具体表现为缺乏系统的思维观念，横向联系少，协调能力弱，档案信息资源共享网络建设阻碍重重，档案信息数据库建得不少但高质量的寥寥无几……种种迹象表明如果没有观念上的大转变，数字档案馆建设的阻力太大，但彻底转变观念不是一朝一夕能完成的。

2、政府资金的支持力度与数字档案馆建设投入脱节

数字档案馆在建设初期是高投入的项目，没有政府的支持是难以做到的。由于我国正处于经济建设、改革发展期，各行各业都需要国家的财力支援，而国家又不可能有如此雄厚的财政基础，目前连最基本的档案事业费都难以保证的档案馆还为数不少。在这种资金匮乏的状况下，数字档案馆的大规模建设计划只能放长远—些，数字档案馆的大量出现还需要—个相当长的过程。

3、档案信息数据库建设水准与数字档案馆的要求差距悬殊

第一，目前我国建设的档案信息数据库虽然绝对数量不少，但权威性、高质量、大容量的屈指可数，且存在诸如规范化和标准化程度低、标引与检索点选取没有严格的质量控制、各自为政、分别基于不同的系统等问题。这些低水平的档案信息数据库，一旦上网联机在全球范围内调用，它们的缺陷立即会显露出来。第二，我们建设的档案信息数据库在类型上比较单一，档案信息目录数据库居多，其他全文型、多媒体档案信息数据库偏少，不能满足用户获取档案信息的要求。第三，馆藏印刷型档案的数字化转换工作不容乐观，全国大大小小的档案馆的收藏以印刷型档案为主，数量庞大的印刷型档案要数字化任务颇为艰巨。目前我们还没有能力开展大规模的数字化工作，要建成真正意义上的数字档案馆对大多数档案馆来说还仅仅是—个奋斗目标而己。

4、网络通信速度无法满足数字档案馆的广泛使用

数字档案馆是借助于网络开展服务的，目前我国的网络通道不畅，主干道带宽不足，上网速度极慢。对我国用户来说还背负着一个昂贵的上网费问题。

5、网络档案信息保存技术的研究进展缓慢

目前我国对数字档案信息长期保存的研究极少，这主要是因为数字档案信息保存的高技术性所致，它涉及到格式、媒体的转换以及随技术更新对保存的档案信息进行迁移等问题。只有在数字技术高度发展的前提下，这个难题才能攻破。而数字技术作为一种高新技术，目前虽发展迅猛，但高度发展还尚待时日，这势必会影响数字档案馆建设的进程。

总之，由于国情和条件的限制，数字档案馆在我国还不是一个唾手可得的事物，它的发展和大量出现还需要一个过程。因此，档案馆在明确数字档案馆为档案馆发展方向的同时还仍然需要扎扎实实地处理实体档案馆的一切业务，而且业务工作特别是档案信息数据库建设应更标准化和规范化，并在档案信息资源建设中坚持电子型、数字型和印刷型并举，为数字档案馆的构建打下坚实的基础。

思考之二：数字化时代传统档案馆会消亡吗?

数字档案馆作为传统档案馆发展的趋势虽然已为越来越多的档案界同仁所认同，但在未来的数字化时代数字档案馆能否完全取代传统档案馆的作用和功能，目前还没有一个为大多数人所接受和认同的统一看法。那么，在未来的数字化时代，传统档案馆到底会不会消亡呢?对此，笔者想从技术、人文、纸质档案与电子档案的关系三个方面加以论述，并在此基础上发表一点粗浅的个人看法。

1、从技术的角度来看，在未来的数字化时代，数字档案馆完全取代传统档案馆的作用和功能，是可能实现的。

从几十年前的计算机技术，到现在的电子技术、数字技术、网络技术、信息技术，它们是传统档案馆向电子化、数字化、网络化、信息化迈进的最主要动力。目前我们所积极发展的数字档案馆就是这些高新技术有机集成的产物，没有这些高新技术的支持，发展数字档案馆永远只是一句空话。随着数字档案馆朝纵深发展，虽然还会出现技术上的许多新问题，并且有些技术因为难度较大还会一时影响到数字化的进程，但从目前技术发展的能力来看，任何问题都是可以解决的。因此，笔者认为，单纯从技术上来讲，在未来的数字化时代，完全数字档案馆是可能实现的，传统档案馆也是完全有可能消亡的，它的许多作用和功能将被数字档案馆所取代。当然，技术作为一种非人格化的力量，它只能决定传统档案馆是否能够消亡的命运，而不能决定传统档案馆该不该消亡，因为还有其他因素在影响着传统档案馆的存亡命运。

2、从人文的角度来看，在未来的数字化时代，数字档案馆是否能够完全取代传统档案馆的作用和功能，是无法预测的。

在未来的数字化时代，在高新技术基础上发展起来的数字档案馆虽然同样具有为用户或者利用者提供档案信息和参考咨询服务的作用和功能，甚至服务技术更先进，水平和效率更高，用户或者利用者足不出户坐在家里就有可能获取所需的档案信息和参考咨询服务，但这样的地方显然是一个没有任何情感色彩的地方。因此，让传统档案馆消亡，社会也好，用户也好，恐怕从情感上难以接受。所以，发展数字档案馆不能无视用户的情感、习惯等一些人文因素，而这些因素的影响力有多大，我们无从考证。

3、从纸质档案与电子档案的关系角度来看，在未来的数字化时代，数字档案馆是否能够完全取代传统档案馆的作用和功能，是很难预测的。

从数字档案馆的发展与“传统档案馆消亡”的关系，我们就会自然而然地引出纸质档案与电子档案的关系问题，而这种关系发展的最终结果将直接影响传统档案馆的存在与否以及还会存在多久。从目前看，电子档案的发展势头正劲，并呈逐年上升趋势，那么电子档案会不会取代纸质档案呢?笔者认为，在未来的数字化时代，电子档案大面积取代纸质档案将会是一种趋势，至于能否完全取代，目前还很难预测。不过有一点可以肯定，纸质档案如果真的会消失，那也将是一个很长的过程，而且从世界范围来看，目前纸质档案实际上还处于一个十分繁荣的发展时期，并没有因为电子档案的迅猛发展而成萎缩之状。因此，笔者认为，从纸质档案与电子档案的关系角度来看，在未来的数字化时代，数字档案馆是否能够完全取代传统档案馆的作用和功能，是很难预测的。

4、个人看法：在未来的数字化时代，数字档案馆可能会与传统档案馆共存互补、协调发展

在未来的数字化时代，传统档案馆存在下去的可能性有没有呢?笔者的个人看法是：在未来的数字化时代，数字档案馆有可能与传统档案馆共存互补、协调发展。

首先，从技术的角度来看，虽然数字档案馆和完全数字档案馆是一定能够实现的，数字档案馆也是完全可以取代传统档案馆的，但是数字档案馆作为现代科学技术发展的产物，它并不排斥传统档案馆，甚至还十分需要传统档案馆的支持和帮助。实际上，两者的优势与劣势正好形成互补。未来档案馆发展模式的最佳选择就是数字档案馆与传统档案馆共存互补、协调发展。

其次，传统档案馆要想长久存在下去，把希望寄托于社会人文力量的保护和支持显然是不够的，也是不现实的，唯一的可能性就是寻求国家或社会的强制性保护。这是因为，一方面，保护了传统档案馆，就是满足了人们对档案馆的情感、习惯以及怀旧等需要，也是保存了一种场所文化；另一方面，传统档案馆几千年的发展历史，昭示和代表着一种文明，若让传统档案馆消失，在一定程度上就是一种文明的消失，这无疑将是人类历史的一大遗憾。因此，笔者认为，在未来的数字化时代，国家或社会的强制性保护是传统档案馆免于消亡的另一种可能性。

再次，在未来的数字化时代，纸质档案到底会不会彻底消失，“无纸社会”会不会实现，这在目前也是难以预料的。退一步讲，即使在未来的数字化时代，纸质档案真的有了“灭顶之灾”，国家或社会是不是也会出面给予强制性的保护，那也是很有可能的，因为印刷术和纸质档案也是一种发展了一千多年的人类文明。笔者认为，既然印刷型的纸质档案有长久存在的可能性，那么以收藏印刷型的纸质档案为主的传统档案馆也应该有长久存在的可能性。

思考之三：档案馆发展模式的现实选择是什么?

随着信息技术、数字技术、网络技术在档案馆的应用与发展，许多大中型档案馆不惜投入大量的人力、物力和财力，开始承担数字档案馆的研究、建设任务，通过探索、实践，研究者发现数字档案馆的建设仍不得不依赖于传统档案馆资源。就目前而言，由于数字档案馆还处于研究、试验阶段，充其量也只是档案馆总体的一部分，不可能马上代替原有的传统档案馆；传统档案馆不仅要长期存在下去，而且仍是基本的、主要的。也就是说，在相当长一段时间内，档案馆不会全面数字化，而是数字档案馆与传统档案馆共存互补、有机结合，以复合档案馆的形态存在。

1、复合档案馆是传统档案馆向数字档案馆发展的过渡时期

档案信息海量增长，档案馆自动化技术的日益成熟及人们对无限增长的档案信息资源服务的更高要求，已经使得数字档案馆成为传统档案馆发展的必然。但在传统档案馆向数字档案馆发展过程中，将经历较长时间的过渡时期，此期间的档案馆表现出双重性，即现实馆藏(即实体馆藏)与虚拟馆藏并存、传统馆藏档案资源与数字化档案信息资源相结合。在这种背景下，复合档案馆的产生也就是自然而然的事了。当然，复合档案馆的产生必须具备一定的条件，笔者将其归纳为三个方面：一是传统档案馆的充分发展。由于复合档案馆是以传统档案馆为基础建立的，因而要求传统档案馆具有坚实的基础、一定的规模及相当的实力。传统档案馆经过几百年的发展，不少档案馆已具有相当规模，拥有丰富的有特色的档案信息资源体系、先进的技术手段及舒适的阅档环境，并有引导和帮助用户获取档案信息知识的档案馆员，这为复合档案馆的建立奠定了基础。二是数字档案馆的出现。数字档案馆是建立复合档案馆不可缺少的必备条件，也是复合档案馆产生的催生剂。目前，尽管数字档案馆还处于研究、实验阶段，成熟的或成型的数字档案馆并不多见，但这并不妨碍复合档案馆的建立与发展。笔者认为，数字档案馆可在复合档案馆的建立过程中，继续去建立、完善和发展，因为两者是不矛盾的。三是档案馆信息技术、数字技术、网络技术及虚拟技术的发展初具规模。复合档案馆建设采用的是与传统方式不同的档案信息整序与加工方法，如利用原元数据建立档案目录数据库和档案信息数据库，通过WEB服务器受理用户的检索提问等等。复合档案馆的许多服务职能都要依赖信息技术、数字技术、网络技术及虚拟技术来完成，这就要求复合档案馆要有一支过硬的技术队伍，完成传统档案和数字档案的高度整合，建立友好、完整、畅通的用户导航和查询界面，充分满足用户的档案信息需求。

2、建立复合档案馆有利于档案馆事业整体发展

建立复合档案馆，实现传统档案馆与数字档案馆的优势互补、互助互动、共存共荣，这将有利于整个档案馆事业的发展。具体来说，主要体现在三个方面：一是建立复合档案馆有利于实现传统档案馆与数字档案馆的优势互补。传统档案馆与数字档案馆，由于两者的历史和形成的条件不同，因此各有各的优势和劣势，若两者相互结合于一体，建立复合档案馆，就可以实现优势互补，使档案馆自身更加完善，使档案馆的整体能较好地适应信息化社会发展的需要。二是建立复合档案馆有利于实现传统档案馆与数字档案馆的有机结合，进而使档案馆整体功能与作用放大。传统档案馆与数字档案馆的有机结合建立的复合档案馆，其功能与作用就不是1+1=2，而是要大于2。三是建立复合档案馆有利于实现统一管理、统一规划，充分发挥人财物的作用。

3、建立复合档案馆是档案馆发展的必由之路

传统档案馆与数字档案馆的复合，不是偶然的，也不是随意的，是档案馆发展的必由之路。其必然性主要是两者存在许多共同之处：（1）传统档案馆与数字档案馆虽然形态有所不同，但同属于档案馆。（2）传统档案馆与数字档案馆的本质与性质是相同的。（3）传统档案馆与数字档案馆的目的与目标一致。（4）传统档案馆与数字档案馆的基本功能一样。（5）传统档案馆与数字档案馆的构成要素基本相似。以上看来，传统档案馆与数字档案馆之间，不仅没有鸿沟，而且存在着必然的联系与共同的基础，因此两者复合是完全可能和必要的。

思考之四：档案馆未来发展趋向如何?

通过前面的剖析，不难看出，数字档案馆的发展和大量出现还需要有个过程，数字化时代传统档案馆不可能消亡，复合档案馆是档案馆发展模式的现实选择。那么，档案馆的未来发展趋向究竟如何呢?笔者认为，在未来社会里，从档案馆整体发展趋向来说，是以复合档案馆为主体、以纯数字档案馆与纯传统档案馆为辅的三维结构模式。也就是说，在未来社会里，将会有三种档案馆存在：—是纯数字档案馆，主要是指一些跨馆、跨系统、跨地区的网络档案馆；二是纯传统档案馆，主要是存在于一些基层或经济欠发达地区，这些档案馆将随着社会的发展，其藏档结构也将由纯印刷型档案向印刷型档案与电子型档案并存发展，其档案馆工作将由纯手工操作向逐步实现计算机自动化管理方向发展；三是传统档案馆与数字档案馆有机结合的复合档案馆，这将是大量的、基本的、主要的，这类档案馆既有数字化程度高的，也有数字化程度低的，但都属于复合档案馆。

河南省档案局2017-7-12

基层国家综合档案馆发展中面临的问题及其对策

基层国家综合档案馆的发展水平影响着全国档案事业的整体发展水平。因此，加快基层国家综合档案馆的发展显得尤为重要。当前，基层国家综合档案馆在发展过程中普遍存在着五大问题：基础设施落后、档案资源匮乏、档案服务机制缺乏创新、档案人力资源匮乏、档案事业发展经费短缺。这五大问题长期困扰着基层国家综合档案馆的发展，甚至某些地方还出现了难于维持的局面。研究和解决基层国家综合档案馆面临的实际问题，帮助它们走出困境，已经成为当前档案事业发展进程中必须面对的课题。

一、加快基础设施建设，建设现代化档案馆

我国的基层国家综合档案馆由于事业经费短缺，普遍存在着馆舍陈旧、库房紧缺、技术装备落后的情况。档案馆基础设施的落后严重阻碍了档案馆和档案事业的发展。

⒈加快档案馆建设步伐，建设有特色的现代化档案馆。基层国家综合档案馆建设不求最大，但求有特色。浙江省档案局（馆）专门成立全省档案馆建设指导委员会，召开了全省综合档案馆建筑研讨会，提出“把档案馆建成有文化内涵、有现代气派、有地方特色的文化性标志建筑”的建设理念，对今后全国各地的档案馆建设具有很高的借鉴价值。同时还制定《浙江省实施< 档案馆建筑设计规范>的补充意见》，指导全省档案馆建设工作。江苏省档案局（馆）也成立了全省档案馆建设指导委员会，就档案馆建设提出“各地档案部门在新建、改建、扩建档案馆时，要着力解决档案馆设施落后、定位不准、功能不全、环境建设薄弱等问题，积极实现呼应行政中心、面向社会大众和文化标志性建筑的形象定位，切实完善档案馆的档案保管、信息传播、社会教育、文化交流、服务公众等主要功能”的建设理念。这些理念的提出，一方面要求我们要加快档案馆建设的步伐，要积极创造条件加快以档案馆建设为主体的档案基础设施建设；另一方面，要建设有时代气息、有地方特色、有文化氛围、符合档案事业未来发展方向的现代化档案馆。

⒉加快档案现代化基础设施建设，充分发挥档案馆各项功能。新馆建成后，馆内现代化设施的完善程度也将决定档案馆工作的质量和发展前途。青岛市档案局（馆）馆内设施系统比较完善，拥有中央空调、温湿度监控、消防报警、防盗报警、计算机管理信息、缩微、翻拍、影视编排、图像处理、缩微胶片数字转化等现代化系统。深圳市档案馆更是率先建成了全国首家数字化档案馆，拥有一流的现代化设施。应该说青岛、深圳是我们发展的方向，也只有不断完善档案馆的基础设施建设，建成了现代化的数字档案馆，我们才能更好地履行和拓展档案馆的职能，真正实现档案馆的档案保管、信息传播、社会教育、文化交流、服务公众等主要功能，全方位、多角度、深层次服务社会。

二、加快档案资源建设，实现资源集中、优化组合和信息化开发利用

⒈加快档案体制改革，实现档案资源集中和优化组合。在我国，目前存在着国家综合档案馆和专业档案馆并存的局面。专业档案馆有一定的特色，作为对国家综合档案馆的补充自有其存在的合理性。但对于档案资源本来就很少的县或县级市（区），有没有必要在设立国家综合档案馆的同时再设立各类专业档案馆呢？这也是各级档案主管部门需要思考的问题。城建、人事、房产等专业档案机构林立，共同分享着原来属于国家综合档案馆的资源，使得综合档案馆的馆藏量得不到有效增长，馆藏特色不断削弱。再者，档案资源的分散，给利用者带来很大的困难，常常是跑了一家又一家，浪费了时间和精力。更为重要的是，国家档案资源的有效管理得不到保证。专业档案馆大多属于条线垂直管理，国家综合档案馆难以对其实施有效管理，世外桃源的现象普遍存在。基于这一状况，县级档案主管部门要积极谋求上级档案部门和当地党委和政府的支持，加快档案管理体制改革，由基层国家综合档案馆对各专业档案馆实施资源兼并，重新组建资源强大、特色明显的基层国家综合档案馆，将各专业档案馆作为综合档案馆管辖下的专业档案馆。

⒉加大档案资源征集力度，不断丰富馆藏资源。档案馆以资源求生存，也以资源求发展。目前，基层国家综合档案馆的馆藏主要以文书档案为主，实物、声像、科技档案严重匮乏，贴近百姓生活需求的档案数量极少。馆藏资源的匮乏和社会日益增长的档案需求之间的矛盾日益显现，因此，加快档案资源建设已成为档案馆工作的重中之重。档案馆必须加快征集、接收力度，增加征集、接收事业经费，建立完整的征集、接收网络，将应进馆的档案和散存于社会上的各种有利用价值的档案接收进馆，不断丰富馆藏，改善馆藏结构。同时，档案征集工作要围绕社会热点进行，将本地区的重要事件、重大活动、重点工程和重要人物的档案资料及时征集进馆。常熟市档案局（馆）设立征集基金，每年征集3000张照片，是值得我们思考和借鉴的。

⒊运用信息技术管理档案，加快信息资源开发。档案管理阶段经历了档案的物理控制阶段、档案信息的技术管理阶段和档案信息资源管理阶段后逐渐进入了档案知识管理阶段。档案知识管理阶段是目前档案管理的最高阶段。它强调档案信息的集成管理，档案信息的广度和深度开发以及档案信息的全过程管理，提供档案信息知识为社会服务。档案进馆后，不仅是为了保管，更重要的是将它变为可开发利用的资源。有些综合档案馆档案数量不少，却被称为“石多玉少”。很重要的一条是没有对进馆的档案进行专门的整理和开发。通过信息技术，将整理后的档案和所有与该档案有关的信息集成起来，组建强大的档案信息资源库，再为社会提供相关的信息服务。这样，馆藏资源就得到了最有效的管理和最大限度的利用。

三、加快信息化步伐，逐步向数字档案馆迈进

档案信息化是一项新事物，也是未来的发展趋势。当前，基层国家综合档案馆的信息化工作还刚刚起步，虽然各地都比较重视，但由于对档案信息化认识不到位，事业的发展处在一种盲目、缓慢发展的状态。主要表现在：对档案信息化认识不够，没有正确的理论作指导，没有长远的发展规划，简单地认为档案信息化就是将档案输入计算机加以保存和利用，导致档案信息化建设盲目、无序发展；由于建设资金和技术人才短缺，导致档案信息化建设进展缓慢。解决这一问题，首先要正确认识档案信息化的内涵。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供利用服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案信息化建设是一项系统的工程，它包括档案信息网站建设，档案信息数据库建设，档案信息资源的有序组织，档案信息资源的开发利用，档案信息人才的培养和用户的培训，档案信息化建设的相关政策、法规、制度和标准的制定与实施，信息技术的广泛运用等等。其次，要制定一个5～10年的档案信息化发展规划，并将档案信息化纳入当地信息化总体规划加以实施。最后，要出台相应的行业标准和法律法规，指导和保证档案信息化健康有序开展。

⒈制定信息化发展规划，确立长远发展目标。档案信息化建设是一项系统工程，它的健康、有序发展的前提是要在正确的理论指导下，制定详细的发展规划。结合实际，编制一个5～10年的信息化发展规划，明确什么是档案信息化，档案信息化的意义、目标和内容，以及档案信息化详细的实施步骤，特别是要明确现阶段档案信息化建设的主要任务：尽快实现档案信息资源的数字化、档案信息传递的网络化、档案信息管理的自动化和档案信息服务的远程化。昆山市档案局（馆）会同市信息办编制的《昆山市档案局档案信息化管理工程建设的方案及预算》，就是一个比较成熟的信息化建设方案。鉴于目前众多档案馆无目标、无计划搞档案信息化的现状，应该重提编制规划的重要意义。

⒉加快信息化步伐，建设区域性数据库中心。档案信息化建设包括很多组成部分，但档案信息数据库建设无疑是一个重要的内容。档案信息化能否完成、是否发挥作用，很重要的就是看档案信息数据库建设得怎么样。第一，档案资源库资源是否丰富；第二，馆藏数据库和各立档单位室藏数据库能否真正实现资源共享。因此，档案信息数据库建设的目标应该是建立以馆藏数据库为中心、各立档单位室藏数据库为补充的区域性档案数据库中心，并且实现档案资源共享。要建设区域性数据库中心，首先要解决一个技术平台问题。通过这个技术平台，各数据库里的信息资源不但能得到有效的保存和保护，而且能利用计算机技术和网络技术实现资源共享。在平台建设的过程中，迫切需要解决档案管理软件的统一性问题。目前，条线有条线的管理软件，档案部门有档案部门的管理软件，软件不统一，为将来资源共享设置了障碍。因此，档案部门迫切需要开发一套兼容性强、安全可靠、技术含量高的管理软件，替代现有的管理软件，解决各单位档案管理软件多版本、低标准、无序化使用格局，实现区域内档案管理软件版本的统一。其次，要加快档案资源建设。目前国内大部分网上档案馆的资源都比较贫乏，网站利用率不高，有的甚至还只是一个空架子，根本谈不上利用。究其原因，还是因为档案资源贫乏，没有丰富的、有利用价值的信息吸引用户。要从根本上改变这种状况，就必须一手抓档案基础工作特别是档案鉴定工作，一手抓档案信息资源开发。

⒊加快馆际合作，实现档案资源共享。档案信息化的馆际合作与资源共享，有两个层面，一个是上级档案馆和所辖档案馆的馆际合作与资源共享，另一个是档案馆区域性的馆际合作与资源共享。第一种类型因为业务上存在垂直的行政关系，比较容易实现；第二种类型是跨区域性的，由于不存在上下级之间的行政关系，再加上各自有利益冲突，相对而言比较困难。但不管怎样，馆际合作与资源共享，是未来的发展趋势，应该引起我们档案人注意。举个简单例子，章太炎是浙江人，浙江省档案馆和杭州市档案馆藏有张氏重要的档案资料，章太炎在苏州也有很多活动，如果要写一本关于章太炎和苏州的书，苏州市民就需花费大量的人力、物力和财力到浙江去查找章太炎的档案资料。如果江苏和浙江之间实现了网络的区域性连接，苏州市民就可以直接上英特网查资料了。由此看来，一正一反两个例子已经形象地说明了馆际之间的合作与资源共享的重要性，以及这种馆际合作与资源共享存在着巨大的发展空间。

四、创新档案服务机制，全方位服务社会

⒈抓住社会热点，主动服务社会。社会高速发展，热点不断涌现。档案馆要善于抓住社会热点，克服被动、等待思想，主动出击，主动服务社会。抓住社会热点服务社会也是档案馆实现价值、创出成绩的最有效方式。上海市档案局（馆）针对市委、市政府建设“透明”政府的要求，开设“现行文件阅览窗口”，以周到的服务将党和政府的政策送到市民手中，取得了良好的社会效益。吴江市档案局（馆）针对全市私营经济迅猛发展的情况，确立“随叫随到、恪守秘密、无偿服务”的原则，积极开展私营企业建档工作，为私营企业提高科技创新能力和竞争力、创建名牌企业和名牌产品等做好服务，创设了“服务亲商”的优良环境。青岛市档案局（馆）依托馆藏优势，举办“青岛百年回顾展”，并且一度走出国门，向世人展示青岛由殖民统治下的“旧青岛”发展为今天欣欣向荣的“新青岛”的艰难历程，既教育了世人，又提高了青岛的世界知名度。档案人抓社会热点，一要紧跟上级档案部门、当地党委和政府的中心工作转；二要善于分析和捕捉当地经济建设和社会发展进程中的重点和难点问题；三要善于迎合市民的档案利用需求。

⒉开辟大众化服务，全方面服务社会。长期以来，档案服务的对象主要是各级党委和政府机关、大专院校和科研机构。随着社会档案意识的不断增强，普通民众对档案的需求也日益增长，甚至一跃成为主要服务对象。从普通民众档案利用率的稳步增长，我们可以断言：档案利用的大众化（或平民化）趋势已经形成。针对这一新趋势，基层国家综合档案馆应该“想人民所想，急人民所急”，研究和开辟大众化服务新领域，全方位为普通民众提供优质服务。开辟大众化服务，全方位服务社会，需要解决好三个问题：第一，要开展档案利用预测调研，全面掌握社会的档案利用需求，做到有的放矢；第二，要广泛征集档案资料，组建信息量强大、内容丰富、专题性突出的档案信息数据库，做到有“货”可供；第三，要树立窗口服务意识，开创星级服务，赢得社会满意。

⒊加快创新机制研究，提升服务能力和服务水平。档案服务机制的不断创新源于实践以及在实践基础上的研究。加快档案创新机制的研究可以为创新注入新的活力和新的内容，使创新活动更加切合实际，更好地服务于社会。档案工作服务机制的创新研究“要紧紧围绕发展是第一要务，着眼和致力于实现现阶段档案工作的发展大计和解决当前工作的若干迫切问题”进行，要重点开展服务机制创新的可行性、必然性、实施性和瞻望性研究，重点解决“为啥创，创什么，怎样创”三个问题。通过研究，进一步健全档案馆的服务功能，拓展服务空间，提高创新能力和服务水平。

五、加快档案人力资源建设，提升档案现代化管理水平

基层档案馆由于受到条件的限制，档案人力资源普遍匮乏。人力资源的匮乏，严重阻碍了档案现代化水平的提高，也影响了综合档案馆的发展。因此，加快基层国家综合档案馆人力资源的建设已经迫在眉睫。

⒈分类型培养，加快档案人才工程建设。基层国家综合档案馆要把技能型和科研型人才的培养作为工作重点。不断举办档案业务技能培训和档案信息化培训，打造一支“既熟悉档案业务，又精通档案信息技术”的全能型档案人才，是基层国家综合档案馆工作开创新局面的重要保证。同时，档案馆要提升在同行中的综合竞争力，也必须加快档案科研型人才的培养。要挑选一部分文化素质高、业务能力强的骨干，送到大专院校进修或参与课题研究，提高他们的科研能力，为档案馆的发展培养一批科技领军人物。

⒉引进人才，改善档案馆人员结构。基层国家综合档案馆由于受到条件的限制，不能像省级、国家级档案馆那样拥有各类专业人才，再加上长期以来人才流动缓慢，导致档案馆人才结构老化。这一老化主要表现在两个方面，一是档案人员年龄结构老化，二是档案人员知识结构老化。随着档案科技的突飞猛进，知识结构的老化显得尤为突出。一批档案人员由于没有及时补充新知识、新技能，还停留在档案保管员的阶段，难以适应信息化时代的要求。这样的人员结构在全国基层国家综合档案馆中极为普遍，因此，可以想象档案工作要开拓创新与时俱进是多么艰巨！针对这一情况，档案馆要将人才的引进作为工作重点来抓，特别是要通过社会公开招考等方式，大量引进档案专业人才，改善档案馆人员的年龄结构和知识结构，使档案馆永葆青春活力。

⒊加快档案科研步伐，提升档案管理水平。档案是一门科学，没有科研，就没有档案事业的发展。科研不仅仅是档案科研部门的事情，基层国家综合档案馆要提高档案的现代化管理水平，也必须开展档案科研。县级档案馆要积极鼓励和引导馆内的科研人才开展科研活动，为他们提供科研平台，帮助他们结合实际工作确立课题并开展研究。在研究过程中培养和造就一批新型的档案专业人才，解决档案馆发展中存在的实际问题，提高档案科技转化为生产力的程度，提升整个档案馆的现代化管理水平。基层国家综合档案馆开展档案科研，有两条途径：一是依靠自身的科研力量，确立课题开展研究；二是在自身科研力量不足的情况下，谋求联合上级档案科研机构或大专院校，在互惠互利的原则下，共同开展科研。吴江市档案局（馆）在开展电子文件管理的同时，依托苏州大学档案数字化研究所的技术力量，开展“多媒体电子文件归档技术方法研究”。该课题计划用两年的时间，研究和解决当前电子文件管理中面临的实际问题（多媒体电子文件的归档方式、归档方法、储存和安全等），并研制开发一套兼容性强的多媒体电子文件管理软件。目前，该课题已经被国家档案局正式立项。

六、加强档案宣传力度，营造良好的发展环境

国外的档案馆都比较注重自身的宣传。通过宣传，让社会和公众了解档案馆，了解档案馆工作的内容和馆藏资源，树立自身在社会和公众心中的重要地位，为档案工作创造良好的发展环境。法国的档案馆除借助常规媒介，出版折页宣传品外，还在各城市的车站等要地设置通往档案馆的明显标志。相比较而言，我国的档案馆在宣传上下的功夫实在可怜，很大程度上只知埋头工作，而忽视了宣传的巨大作用。容笔者短见，我至今也没有看到常规报刊（档案报刊除外）关于档案馆的专版宣传。由此看来，基层国家综合档案馆要开创档案工作的新局面，也必须注重档案的宣传。

档案馆开展宣传的途径很多：一是借助常规媒体进行宣传；二是发放各类宣传资料；三是借助现代网络技术进行宣传；四是开展各类活动，扩大档案馆在公众心目中的影响；五是借助名人效应进行宣传。宣传的内容主要包括档案馆的历史和地理位置、馆藏资源情况、提供档案信息服务的能力以及档案工作开展情况等。

七、发展档案产业，为档案事业发展积累资金

档案事业经费短缺是档案馆发展的重大障碍。综合档案馆除了积极向上级主管部门申请事业经费外，也应该更新观念，打破事业单位“等、靠、要”的伸手传统，探索市场化运作机制，发展档案产业，弥补档案事业经费的不足。教育产业化的成功，为档案产业化提供了借鉴。档案产业化，也是未来发展的必然趋势。通过产业化，一方面可以弥补档案事业经费的短缺，另一方面也可提高档案馆的综合竞争力。当前，档案产业化主要有以下几条途径：

⒈发展档案用品和档案技术产业。随着档案事业的持续快速发展，档案用品和档案技术的需求量猛增，而目前的档案用品和档案技术生产企业普遍存在着生产能力和科技创新能力低下的问题，因此，档案用品和档案技术的市场依然庞大，而且潜力会逐渐增加。特别是目前档案用品和档案技术生产企业还没有形成集团化、规模化、科技化生产的今天，怎样研究社会需求，立足市场，发展高科技、高品位的档案用品和档案技术产业，值得我们档案人思考。

⒉拓展档案馆的服务功能。档案馆应走出传统的档案保管和利用职能的束缚，根据社会的发展需求努力开发新的服务功能。一是开设档案服务事务所。随着社会的发展，档案的重要性日益显现，档案服务已成为一种新兴行业。开设档案服务所，为没有能力管理档案的机构、团体、企业和社会个人提供档案管理服务，包括档案整理立卷、档案基础设施建设和档案信息化建设等，已成为档案馆功能建设的新内容。二是开设档案寄存中心。针对目前私营企业迅猛发展、社区建设蓬勃开展和人才流动加快的形势，档案馆充分利用得天独厚的档案寄存优势，开设企业档案、社区档案、人事档案等的托管和寄存业务，为社会或个人提供服务，应该成为档案馆经济创收的一个发展方向。三是为社会提供信息服务。当代社会是一个信息的社会，信息的价值愈来愈被人们重视。馆藏资源一旦得到整理和开发，便是一种有用的信息资源，可以产出一定的经济价值。怎样研究社会对信息的需求，加快馆藏信息资源开发步伐，解决社会对信息需求的日益增长和信息资源匮乏的矛盾，为社会提供有偿信息服务，也必将受到社会的欢迎。

⒊拓展档案的文化功能。档案是历史的沉淀，也是一种文化。作为一种特殊的文化，它和电影一样具有潜在的市场，具有不可估量的经济效益。国外的档案馆比较注重档案文化的研究和开发，我们不妨也借鉴一下。立足社会的档案文化需求，通过编研出版、举办展览、和社会联办文化活动、为单位或个人拍摄记录片等形式，将死档案转化为活文化，使它们在产生社会效益的同时也产出一定的经济效益。

基层国家综合档案馆在发展进程中不可避免地遇到这样那样的问题，但有一点是明确的，要彻底改变现状，首先必须更新传统观念，从体制到管理模式进行一场大的改革，借鉴市场经济成功的管理经验，尝试市场化运作，不断创新档案工作服务机制，开创档案馆事业发展的新局面。

新浪2017-7-23

关于基层档案管理工作的思考

摘 要：基层档案部门普遍存在意识缺乏、队伍不稳定、收集归档不齐全、不完整的问题，笔者从五个方面提出解决这些问题的方法，加强档案意识，加大基础投入，造就稳定、高素质的档案队伍，推进档案资料的规范化整理，加强法制意识的培育与提高，从而推进基层档案工作提高水平，迈上新台阶。

基层单位的档案管理是整个档案工作的基础，是国家全部档案不断补充的源泉，其收集和整理程度与水平如何，直接影响着档案馆能否充分利用档案有效地发挥作用，对于档案室和档案馆的工作成效具有重要影响。作为一名基层档案工作者，对基层的档案管理如何能达到规范化、标准化、现代化，我认为还有许多问题亟待解决。

一、档案意识不到位。这是一种在基层非常普遍的现象，一个单位档案建设的好差，直接反映出领导的重视程度，一些部门档案建设所需的人力、财力、物力就很难到位，也直接影响整个集体对档案的重视程度。近几年来，通过《档案法》的宣传贯彻，基层领导的档案意识有所加强，但档案工作仍存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的情况，对日常有关档案工作标准不认真贯彻，而影响了基层档案工作的规模发展，影响了档案质量的规范和提高，也影响了档案工作人员对档案工作的积极性和进取心。

二、档案人员的队伍不稳定。由于体制的问题，机关档案管理员没有专职的，大部分是兼职，再加上档案管理工作是一项劳神费心的苦差事，档案岗位津贴又不到位，同时档案业务素质又要求高，很多干部都不愿干，即使在岗，也一身多任，往往被中心工作或民生工程占去绝大部分时间，对档案管理往往身有余而力不足，基本上没有时间去管理或整理本部门大量的档案资料，有时也只是应付而已。条件好的部门，直接送到县级档案馆帮助整理归档；条件不好的，就只能任其自然，经常存在2-3年整理一次档案的情况。同时，很多单位的档案人员变动频繁，导致档案工作不能保持它的系统性和完整性。

三、档案的收集、整理不够齐全完整。由于档案知识普及的不够全面，很多人认为只有上级来文，红头文件才是档案，致使有些档案不能被归档保存。档案收集、整理的不齐全，不单单是档案人员的问题，与其它业务人员关系极为密切。例如声像档案，很多单位在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，负责摄影、录音的工作人员，认为拍完，录完就算完成任务了，根本就没想到归档。另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，由于全局观念、档案意识的缺乏，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

四，档案制度不健全，资料保管不善。很多机关单位档案的收集、保管、保护、借阅和保密等制度不够健全；有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，档案管理人员责任心不强，档案资料收集不全，整理不及时，文件资料堆积如山，丢失严重；档案管理混乱，致使其他干部或闲杂人员可以随意进入档案室查找资料和借阅档案，借出的档案又不履行任何手续，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向。

五，档案保管基础设施不完善。基础设施是保障，没有一个合格的档案室，档案的安全保管、有效利用、功能发挥都是一句空话。大部分基层部门的档案室建设简陋，基础条件差，档案柜陈旧老化，通风性能不好，安全措施没落实，防虫防霉设备不配套等；有些因受办公条件的限制，没建立综合档案室，而是与机关办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理；还有的只能叫杂物保管室，档案室里的档案没有多少，杂物、旧物堆满房间。

如何解决基层档案工作中存在问题？

一、加强档案意识。我们不仅要以培训班、业务指导为媒介，组织档案人员学习《档案法》，让他们从思想上认识到档案的重要性，从法律的视角来看档案工作，同时，更要加强领导的档案意识，争取各级领导对档案工作的重视和支持，这是我们做好档案工作的根本前提。争取领导的支持主要有两方面：一方面要找准档案工作与经济建设和社会发展的结合点，用工作效果的不可替代来争取领导和社会重视；另一方面要善于主动争取领导和有关部门的支持，采取有效的宣传形式，让更多的领导和部门了解、重视档案工作。

二、加大基础投入。档案事业是政府投入的公益事业，档案事业的发展必须靠政府的投入。各级领导在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，尤其是对馆藏档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设及档案人员的身体健康状况等方面所需费用要予以重点保障；各级机关要积极争取上级部门和财政的支持，高标准严要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步档案管理信息化水平，确保档案安全管理，档案资料不丢失、不损

三、培养造就稳定的、结构合理的、专业素质较高的档案管理人员队伍。档案管理既有实践性，又具有思想性，既具有完整性，又具有系统性，它对档案员思想素质、业务素质都有很高的要求。首先，举办档案业务知识培训班是从根本上提高档案人员专业技术水平和实际工作能力的有效途径，聘请有关专家就档案有关知识和问题进行授课，并现场讲解，对全面推进档案管理规范化发挥着很大的作用。第二，做到各部门档案工作责任到人，是保证档案工作的顺利开展的基础。在深入基层摸清底数的基础上，主动加强与各机关、企事业单位的联系，明确主管领导，选拔一批政治素质高、业务能力强的人员充实到档案队伍中，夯实基层档案管理的中坚力量。第三，根据实际工作的需要，把《档案法》、《山东省档案工作条例》及有关的档案业务规范标准整理辑印成小册子，分发给各个基层单位，使业务工作的开展学有依据，做有标准。第四，各基层档案部门牢固树立人才资源是第一资源的思想，要对档案工作多一分理解、多一分支持，切实解决本单位档案场所、档案装具、档案保管和保护设施等方面的问题，分管领导分管要到位，不能分而不管，要主动听取档案员的工作汇报，帮助档案员协调解决一些具体问题。多为他们提供学习深造、交流锻炼的机会，使他们不断得到充实和提高。

四、强化档案资料收集、整理工作。档案的收集、整理不是一个档案员能完全做到的，只有各级各部门都意识到档案的重要性，想做好档案的收集、整理工作，把他们手中形成的档案材料自觉交到档案员手中，才能顺利地开展这项工作。其次，建立岗位责任制，将文件材料收集归档工作列入单位领导，档案管理人员的目标责任制中，并进行年度考核，考核结果与其奖励挂钩。

五、加强档案法制意识的培育与提高。档案法制意识是指要求依法管理国家档案事务的思想观念，有着档案法制意识的人必然具有档案法律至高无上的思想观念，一旦社会成员普遍树立起档案法制观念，必然产生运用法律管理档案、维护档案安全的强烈要求。一是要大力普及宣传《档案法》和《山东省档案条例》，宣传依法治档的先进典型，增强全社会的档案意识。二是档案主管机关强化档案执法主体意识，加强档案执法力度，真正做到有法必依、执法必严、违法必究。三是通过一段时期的实践，对不符合《档案法》要求的一些规章制度，对照新形势的要求作必要的修改和完善。四是建议各级党委、政府把贯彻落实档案法规情况列入目标管理来考核，确保档案管理工作上新台阶。

作者： 艾燕燕

中国档案资讯网2017-11-5

当前档案收集工作存在的问题及解决对策

档案收集是丰富馆藏档案资源的重要途径，是档案工作最艰巨的首个工作环节。它是档案管理工作的起点，也是档案管理后续工作的支柱。所以档案收集工作决定了档案管理工作的质量。随着国家档案法规文件的陆续颁布实施，档案收集工作与过去相比有了很大的改进，但现实工作情况远远没有那么乐观，这是各单位档案工作中存在的一个突出的现实问题。

一、档案收集工作存在的问题

1.归档种类不齐全。

现在很多单位的基层档案室只把文书档案的收集作为首要任务，对科技档案（基建档案、设备档案、科研档案等）、专门档案的收集则比较忽视，尤其是声像档案、电子档案等新型载体档案的收集归档工作更没有得到有效重视。这样就导致单位内库存档案种类单一，很多有重要保存和利用价值的档案没有得到有效管理，极大影响了单位内各部门对各类档案的利用需求。

2.档案意识不强导致归档文件材料不齐全、不完整。

单位内各部门工作人员由于档案工作意识不强，不注意日常工作中原始材料的积累保管，导致很多材料遗失或不知去向，到年终归档时只能有多少交多少。有的工作虽然非常重要，但因为没有注意材料的积累，所以也就无法归档。另外，档案部门由于不了解各业务部门每年开展的具体工作，所以所谓的监督、指导只能流于形式，最终形成归档文件材料不齐全、不完整的不利局面。

3.档案收集归档范围无法具体明确。

《档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》也对各级机关单位文件材料归档范围进行了正确界定。但是，这一标准太抽象、太笼统。其中重要的、一般的材料如何界定很难具体把握，虽然各机关单位根据8号令编制了本机关单位的《归档范围和保管期限表》，但内容几乎和8号令没有什么大的变化，属于笼统性的指导性文件。尤其是科技档案、专门档案的归档范围更笼统，缺乏详尽细化的内容。各单位档案部门在鉴别归档材料是否齐全完整时很难以此作为鉴别的依据和标准。

4.档案收集工作考核标准太笼统。

档案收集工作在档案工作规范化管理中，虽然形式上有考核，但是考核标准太笼统。对档案室档案收集工作，没有硬性标准，只是笼统地检查是否收集齐全完整。而应对检查的归档率实际也是自欺欺人，无非就是把实际归档数视作应当归档数，因此这种考核标准实际意义不大。

5.档案收集工作有法可依，但执法不严。

《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》等法规文件中虽然对拒不归档的行为做了规定，要求对有关责任人员给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。但在实际情形中，由于各单位对档案工作并没有真正加以重视，加上档案材料不及时移交归档并未给单位造成眼前的各种损失和不利影响。导致虽然档案收集工作有法可依，但执法却无法真正落到实处，久而久之，部分工作人员的档案法制意识就会淡薄，直接影响了档案的收集归档。

6.档案部门培训力度不足会影响档案的收集归档。

各单位档案部门在收集档案时，通常只是发个通知告知各业务部门档案的归档范围、收集时间，针对性不强，在档案收集的过程中所起的作用不大。特别是各业务部门职责和工作性质不同，档案呈多元化态势，各部门形成的档案具有很大的个性。所以在收集归档前急切需要档案部门做专业的具体指导培训，而实际中常常缺乏这样专业的指导培训。

二、解决档案收集工作问题的有效对策

1.加强宣传教育，强化全员档案意识。

档案部门可以通过单位内部网络、刊物、报纸等媒介宣传档案收集工作，将档案收集工作的重要意义、档案工作违纪违法的规定渗透各个业务部门，引起各业务部门领导对单位档案工作的重视，增强全员的档案积累、保护和收集归档意识。另外，档案工作人员也要经常向上级领导汇报单位档案工作动态及面临的困境，争取得到有关领导的支持。同时做好档案的利用服务工作，以利用的高效性进行宣传，引起领导的重视。

2.树立大档案的概念，丰富馆藏资源。

凡是有保存价值的各种载体、各种形式、各种门类的档案都要及时收集，除了文书档案外，基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、电子档案、声像档案等都要建立起来，门类齐全、资源丰富的库存档案才能更好地为单位各项工作服务，才能满足利用者的查档需求。

3.完善收集归档制度，确保材料齐全完整。

档案部门工作人员由于不熟悉各部门业务工作，所以要在国家有关归档范围指导性文件的参考下，和各业务部门工作人员沟通协商，共同制定和完善本单位详尽的归档范围和保管期限表，使其具有操作性和明确性，并建立健全切实可行的收集归档制度，将档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”等要求贯穿其中。

4.增强档案人员主动收集意识。

长期以来，档案收集工作一直处于被动收集的局面，你来交我就收，你交多少我收多少，到时候如果查找不到，就说材料没有归档，似乎与档案人员毫无责任。这种思想一定要改变，观念一定要更新，档案人员要正确认清自己的角色。做到“脑勤、嘴勤、脚勤”，可以通过办公部门或年初召开单位专兼职档案人员会议，了解各业务部门年度工作计划，掌握主要工作项目和时间安排，便于及时督促相关人员做好材料的积累、保管和定期归档，变过去的被动收集为主动收集，让部门工作人员时刻感受到档案的重要性，赢得大家的支持。

5.档案法制建设不容忽视，树立依法治档的权威性和严肃性。

作为上级业务主管部门和档案管理的行政部门要加大对所属各单位档案执法情况的检查和监督，从行政上加强各单位各级领导干部对档案法规知识的学习，提高单位内依法行政、依法治档的思想意识。并对各单位档案工作检查中出现的违法违纪行为没有及时依法处理的坚决从严予以查处，以此树立依法治档的权威性和严肃性，从而进一步增强单位内工作人员的档案法制和归档意识，杜绝各单位档案拒不归档现象的发生，确保档案收集工作的有序开展。

6.档案收集工作考核标准要有明确性，不可笼统无操作性。

在收集工作考核时，要抽样检查某个工作项目，并结合业务部门针对此项工作的工作安排、步骤及完成情况，逐步检查材料是否齐全完整，而不是简单地用一个归档率来说明收集材料的齐全完整性。这样可以避免一些自欺欺人现象的发生，使档案部门和业务部门工作人员都能从思想上高度重视起来，更好地在日常工作中做好材料的积累和收集归档，也能促进档案人员对部门相关工作的关注及材料收集工作的督查。

7.加大培训指导力度，强化收集归档工作。

档案部门每年在年初和年末都要召集单位内专兼职档案人员分别开一次碰头会。年初就各单位年度重点工作计划进行调查摸底，并反复强调材料形成、积累、收集、归档工作的重要性和相关要求，落实好各单位责任人员；年末归档前要再次强调档案归档工作的要求，便于大家及时整改，对于各部门提出的问题，要共同交流，加以解决。

总之，档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个工作环节，与档案工作的其他环节相比，它的地位非常特殊，可以说它是当前档案三大体系建设任务中档案资源体系建设的重要工作内容。档案收集工作做得不好，就不会有完整的档案，也就不会有健全的档案制度。因此，做好档案收集工作是做好档案工作的前提。

中国档案资讯网2017-4-4

基层计生档案管理存在的问题与对策

田芳

档案管理是计划生育工作的重要组成部分，是全面记录人口计生事业发展历程、服务计生业务和队伍建设的一项重要基础性工作。随着人口计生事业的发展和生育政策的调整以及网络化的迅猛发展，基层计划生育档案管理出现了许多新情况、新问题。如何提高档案管理水平，使档案更好地为人口计生工作服务，是摆在我们面前的一个新课题，切实做好新形势下的计划生育档案工作势在必行。

存在的问题

目前，基层在计划生育档案管理方面存在一系列的问题，究其原因，主要是由基层单位人员的观念以及其他客观因素（制度、经费等）造成的。

档案管理意识不强。在实际计生档案管理工作中，普遍存在部门主要领导对档案工作不够重视、缺乏较为完善的规章制度、管理人员职责不明、各项管理措施不能到位、档案管理工作纪律松懈等问题，以致档案材料胡堆乱放、该归档的材料长期不能归档、档案残缺不全等现象较为严重，在一定程度上影响了政府部门的公众形象。

档案管理不规范。基层计生单位一般没有专职档案管理人员，没有专用的档案室，文件分散存放、分散管理，材料不全，许多文件没有归档，甚至存在随意销毁等不良现象；有档案室的，设施简陋，无保护措施，不符合档案存放条件，普遍不能按照档案管理规范化要求去操作，管理水平亟待提高；村级计生档案受村干部更迭频繁等因素影响，更是管理混乱、残缺不全。

人员素质偏低，服务意识不强。档案管理人员多为兼职，专职的往往是由老、弱、病的女同志承担。普遍文化素质不高，对档案管理缺乏责任感。有的不经过培训就上岗，不具备最基本的业务知识，不懂档案知识及微机的使用，现代化管理手段缺乏，难以适应档案工作需要；有的不能及时收集档案信息归档，不能有针对性地提供权威的证明材料，造成档案利用价值低，服务功能越来越弱化。

档案管理信息化进程缓慢。目前基层镇（街道）计划生育档案管理方式往往还是手工化，依旧使用传统意义上的查阅、检索、编目、收集方法，现代化的管理方式尚未被使用；各部门对计划生育档案信息化建设不到位，室藏档案的数字化加工力度不大，在计划生育文化网上可提供查询利用的档案数据数量不多；档案的纸质化管理也存在丢失、污染、损坏的风险，不适应信息化时代的要求。

解决对策

近年来，我国的计划生育事业有了良好的发展成绩，各计生部门都能积极抓紧时代的脉搏，加强计生工作的制度等建设，以扎实有效的方式推进计生档案管理工作。

健全档案领导管理机制。加强组织领导，完善档案管理体制，是计生档案工作在新形势下顺利开展的重要保障。应确立由主要负责人直接领导、承办部门具体负责、其他部门协同配合的档案工作体系。注重检查档案工作进展情况，严格按年度规范归档、立卷，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难，主要领导要突出强调档案工作，真正做到档案工作与计生工作同部署、同检查、同考核。

加强档案管理队伍建设。要按照“作风好、业务精”的要求，加强计生档案队伍建设。及时合理调配、充实档案人员，注意吸收专业型、复全型人才，逐步解决档案人员年龄偏大、兼职较多等问题。要关心档案人员的成长进步，努力培养和造就一批热爱计生档案事业，掌握法律、档案、计算机等专业知识和先进管理理念的复合型档案管理人才，为计生档案可持续发展提供人才保障。

加强档案信息化建设。以育龄妇女信息库、OA办公等电子公文处理系统全面使用为契机，加快计生档案信息资源的开发利用，规范人口计生电子档案、照片档案的归档、立卷，确保计生档案信息化建设与计生机关信息化建设同步发展。积极推进计生档案数字化工作，加强计生档案数据库建设，建立丰富多样、方便广大需求者的计生档案资源体系，加快建立机读目录和扫描图像数据库，构建档案信息网络平台，在确保档案信息资源保密健全的前提下，实现档案信息资源共享。

加大经费投入，改善保管条件。在财力上要给予大力支持，把计生档案管理经费作为计划生育事业发展的基础性投入列入财政预算，以便改善基层计生档案室的保管条件，加快计划生育档案的规范化、信息化建设；要落实资金，增配硬件、完善软件，构建资源共享的网络平台，配备计算机等信息化建设的硬件并进行定期维护和更新，以确保管理系统的稳定性和工作效率。

最大限度开发利用计生档案的价值。计生档案管理部门应该在做好基础工作的同时，深入研究、挖掘计生档案的内在价值。充分发挥计生档案在奖励扶助、证件办理、信息资源共享中的指导作用，利用好计生档案在国情国策和人口资源环境教育中的积极作用。同时还要深入挖掘计生档案中的有用信息，利用计生档案中的有用信息，为改善民生及人口发展服务。利用计生档案资料整理材料，为调整完善生育政策提供实践依据和数据，为国策宣传和人口教育提供素材。

综上所述，必须加强基层计划生育档案管理的基础设施建设，加大资金投入，培养管理人才，加强安全管理，建立完善档案管理现代化体系，满足档案管理现代化、数字化建设的需要。

人口导报2017-5-22

基层人事档案管理工作存在的问题及对策

黄素丽

人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，人事档案管理水平的高低直接体现着人力资源管理能力的好坏，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对人事档案的管理，及时研究解决人事档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持，从而积极推动基层人事档案管理工作的开展，以提高人事档案工作的管理水平，为人事管理工作提供更好的保障和服务。

一、目前人事档案管理主要存在的问题

(一)对人事档案的重视程度不够。一种是思想认识陈旧片面。由于历史的原因，以往的人事档案主要收集的是一个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料，而现在各项工作重心转移，组织人事政审工作相对减少一些，人们就认为人事档案“没什么用了”；另一种是受许多新建私营企业、公司用人不建档案的影响，存在着“要不要人事档案无所谓”的错误认识。以上两种轻视人事档案工作的思想都表明了一些人对人事档案工作缺乏了解，对在人才资源开发中人事档案的作用缺乏认识。

(二)档案管理不规范。一是收集归档工作制度不健全、执行不严格。少数管档部门只照搬中组部下发的《干部人事档案材料收集归档规定》，没有形成自己的实施细则和制度。即使建立了制度也在不同程度上存在执行不严格现象，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面、不准确。虽然《干部人事档案材料收集归档规定》文件中对人事档案收集归档的范围作了规定，但当前的人事档案材料在全面准确地反映一个人的全貌方面还是欠缺的。

(三)档案室硬件环境设施不齐全。对人事档案管理必备的条件解决落实差，有个别基层单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄和潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

(四)管档人员业务不熟、档案管理手段落后。基层管档人员没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求和档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。个别管理人员在接转、调出、转入、退休等需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案时不密封，严重影响了档案的保密性。目前，档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥出来，并没有从根本上改变手工操作运转慢、效率低的问题。

二、人事档案管理的对策与思考

(一)提高认识，加强领导。人事档案是用人单位在管理人力资源的过程中形成的人事记录，可以较为全面地反映个人的工作能力、工作表现以及个人品德等方面的状况。人事档案是做好档案工作的基本条件之一，借助人事档案了解一个人在各个时期的表现。为此，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导。

(二)加强档案工作的基础建设。按照《干部档案工作条例》第二十七条规定，干部档案管理部门要建立坚固、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房面积每千卷需2平方米至25平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施，库房、阅档室、办公室三室分开。

(三)加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。一是由组织部门每2年~3年组织培训一次业务知识，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。掌握如何收集和鉴别归档材料、整理、装订档案的技术，知道如何把档案管好。二是配置专(兼)职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一及内容的完整、真实、实用，要实现这个要求需要一支热爱档案工作、熟练档案业务、安心本职工作、具有奉献精神的档案管理干部。为此，应参照档案局对文书档案管理人员的待遇标准，落实人事档案管理人员应有的待遇。

(四)建立人事档案信息系统，提高科学管理水平。要利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，必须建立适合基层工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，也可把它设计为人力资源管理系统的一个子系统，从而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，提高人事档案工作的科学管理水平，为基层工作提供有力保障。

总之，人事档案能够为用人单位提供较为完整的人才信息，方便领导作出用人决策，更好地发挥人力资源的作用。人事档案管理工作的好坏会直接影响到用人单位的工作效率，直接影响到每个人的切身利益，只有管理好人事档案，发挥档案的最佳作用，充分挖掘人力资源的潜力，才能在最大程度上保障整个基层人事工作的正常运行。

驻马店网2017-4-26

关于电子档案管理问题的思考

随着科学技术的进步与发展，随着信息时代的延伸与强劲，随着电子档案的生成和广泛使用，科学管理电子档案的问题，已被社会高度重视，专业专职人员必须全面准确，严格规范对电子档案的管理。

1 强化电子档案管理势在必行

伴随着信息数字化的快速发展，电子档案已发展成了档案管理的重要形式，档案管理工作已逐步实现现代化管理，做好档案管理工作，尤其是电子档案的管理工作，一定要加强对档案的整理、归档、保护，要做到四个必须。

1.1 必须保证电子档案的完整性。电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制文、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同；由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息失散，造成档案不完整。特别是电子文件结构复杂，储存方式多样，也易于造成信息资料缺损。而且由于一个完整的工程体系，管理部门立体交叉，工作人员结构复杂，管理形式多样，也会导致电子档案的不完整，针对以上情况，我们必须提高认识，端正态度，采取有效措施，确保电子档案的完整性。

1.2 必须保证电子档案的原始性。电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。比如纸质档案通过字体、印迹甚至字迹都有很强的原始性，而电子档案完全没有这种“原始记录”。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。

1.3 必须保证电子档案的真实性。电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。

1.4 必须保证电子档案的安全性。电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。

2 完善电子档案保护措施

提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。而且要在各方面要加强保护措施。光盘比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，作为新型的存贮载体，归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中有利于归档电子文件的长期保存。

一是要加强对以前软磁盘的保护。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％-50％，温度控制在14-24℃。加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

二是要加强对光盘的保护。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，注意避光。阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。

光盘存放的相对湿度应为40％-65％，温度宜控制在14－24℃，高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。保持良好的温度、湿度环境至关重要。规范排放和使用。在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。

不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。防治有害生物。①采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒：物理方法有：真空消毒、远红外消毒、微波消毒、钴60－γ射线辐射消毒。避开磁场和电场。电子档案在整理、保管、利用时应避开磁场和电场。化学方法有：熏蒸或擦拭，常用化学药剂有甲、邻－苯酚、环氧乙烷。②采用防霉剂进行化学预防。③通过防氧封存、杜绝霉菌进入库房的渠道、搞好库内卫生、控制温湿度等措施进行环境控制。

3 提高电子档案管理技能

随着科技的进步，电子档案在现在形成时所依赖的技术——电子计算机软硬件技术，也在不断更新换代，到未来往往是已经过时的技术。电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，必须将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。在以后的利用中，必须依赖于电子计算机软硬件平台，所以最好这方面的工作至关重要。我们该重点把握好“三个方面”：

3.1 电子档案建立与管理要格式化

建立电子档案统一接收数据格式，推广相关的城建档案整理著录软件，由城建档案馆建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，并把电子档案模板发放到各档案形成单位。然后定期举办培训班，对相关人员进行培训，使他们能够熟练运用模板和著录软件。

3.2 要使用背景信息和原数据

采集背景信息和原数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的原数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。电子文件的使用者，要特别注意使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，可利用分组密码进行消息认证。

3.3 增强防写技术措施

目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（CD－ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。同时，注意使用防火墙。为防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和代理服务等。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，监测所有通过防火墙的数据流，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过。它可以保护网上电子文件的原始性、真实性和安全性，从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，不符合的就可以被拒于墙外。

作者：苏小红

中国档案网2017-6-30

电子档案工作现状、问题与思考

摘要：当今，电子档案已经成为档案的一大门类，电子档案工作成为档案工作重要组成部分。关于电子文件的归档与管理，早在2002年就颁布了《电子文件归档与管理规范》国家标准，规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般规则。为进一步规范电子公文的管理， 2003年，国家档案局以第6号令发布了《电子公文归档管理暂行办法》，对电子公文的归档、存储、移交、鉴定、销毁等作了规定。电子档案工作经过10多年的实践，基础标准规范建设已基本完善，但是，目前电子档案工作依规行事的现状并不理想，存在较多普遍性问题。本文就电子档案工作现状和问题进行叙述、分析，并提出个人思考建议，不当之处，敬请批评指正。

关键词：电子 档案工作 现状 问题 思考

一、工作现状

1、电子档案已成为当代社会档案的一大种类。

人类在古代社会时期，人们以泥板、纸草、石头、兽骨、竹简、金属、羊皮、缣帛等载体记事，形成了泥板、纸草、石刻、甲骨、简牍、金文、羊皮、缣帛等档案种类。人类进入文明社会后，人们主要以纸张书写记载各种活动，形成了大量的纸质档案。人类步入现代社会后，现代科学技术改变了人类生产、生活方式，尤其是电子计算机的普遍应用，电子文档是现代社会的必然产物，电子档案已成为当代社会档案的一大种类，而且数量巨大。早在2006年国家档案局调查时，中央机关电子文件数量就高达1.5亿余份。2007年底，中国人民大学信息资源管理学院课题组开展问卷调查，显示我国中央机关及其直属企事业单位生成的电子文件数量又比2005年增长了18.9%，其数量占形成文件总数量的72.7%。电子档案不仅只是公文，应当包含电子公文、电子图表、电子数据、电子图片等多种形式的电子材料。

2、电子文档管理成为档案工作的一项基本内容。

随着新兴电子档案的日益增多，拓展了档案工作领域和对象，电子文档管理成为现代档案工作不可缺少的组织部分。电子档案工作也是一项系统性工作，不仅只是电子文件的收集、整理、鉴定、保管、利用，还应当包含档案信息化基础建设、档案数字化加工与管理等内容。电子档案已经成为社会实践活动的基本凭证，与其它载体档案同等重要，加强电子文档管理工作势在必行。1996年，国家档案局成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，集合有关力量开始相关研究，并在全国开展CAD电子文件管理试点。1999年，国家档案局出台了第一个国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》。之后，又陆续制定颁布了一系列有关电子文件与电子档案的管理办法，如《文书电子文件元数据方案》、《版式电子文件长期保存格式需求》、《基于XML的电子文件封装格式》等，电子文档管理规范基本建立完善。

3、电子档案资源尚未系统丰富。

一是新产生的电子文件不系统，主要是电子文件的收集不完整齐全。根据平时调查所掌握的本地情况，完整归档保存电子文件的单位少数，缺失现象比较普遍，尤其应归档的业务工作电子材料缺失比较严重。二是档案馆（室）存量的电子档案不丰富，主要是纸质和其它载体形式的档案数字化工作滞后。分析本地情况：一方面，在市级84个正处级和21个国有一级企业综合档案室中，基本实现档案数字化管理的仅7个，占6.7%；实现部分档案数字化管理的34个，占32.4%。另一方面，在全市14个综合档案馆和专业档案馆中，已经基本实现馆藏重要档案数字化管理的3个，约占21%，其它档案馆均处于起步阶段。

4、电子档案管理工作有待走向规范。

一是电子档案工作制度不健全。部分单位根本没将电子档案纳入档案管理范围，管理责任不明确，产生电子文件的部门随意自行处理，工作被边缘化。2006年，国家档案局公布实施第8号令后，档案行政管理部门对各单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限》进行了规范性审核备案，明确要求将电子文件必须与纸质文件同步归档，但执行情况并不乐观。二是电子文件管理的方式及流程不规范。电子文件收集渠道不畅通，单位没有形成正常的收集网络和长效机制，零散收集现象比较普遍，归档的方法和流程漏洞较多。三是电子档案利用体系建设不完善。主要是数字档案管理系统平台建设不完善，已经建成的平台在形式、规模、互联范围等方面多样化，行业数字档案系统互不联通，资源互不共享。四是电子档案保管条件和环境不达标。有的单位没有专门存储设备，数据未进行备份，保存方式和形式均不符合要求。有的单位保管条件简陋，没有相应保护措施，存在安全隐患较多。五是纸质档案数字化工作不统一。主要是数字化加工标准不统一，国家虽有《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》、《纸质档案数字化技术规范》、《档案著录规则》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、《中国档案机读目录格式》等相关规范，但各单位在实施操作中制定的具体要求包括技术要求并不完全一致，尤其是行业专业档案数字化要求各不相同，有的甚至差异较大。此外，档案数字化加工支撑平台不统一，且各自功能设置不一样，如本地使用的加工软件就有珠海《泰坦》、东莞《万维博通》、北京《东方飞扬》等多款软件。

二、突出问题

1、思想认识上的欠缺。

电子档案工作存在的突出问题，根本原因是人为因素。一是单位不重视电子档案工作，“重纸质档案，轻电子档案”的意识较为普遍存在，认为电子档案可有可无，有的单位电子案工作处于长期无人过问状态。二是档案工作人员忽视电子档案工作，没有认真落实电子文件的收集与归档，履行工作职责不到位。三是单位经办业务文件材料的工作人员档案意识淡薄，将电子文件材料据为部门或个人所有，应归档文件材料不按规定向档案部门移交。

2、监督管理上的缺位。

一是电子档案工作的管理制度缺位。有的单位没有建立相关管理制度，从制度上没有将电子档案纳入管理范畴，缺乏长效管理机制，电子档案工作一直处于未起步状态；有的单位虽有相关管理制度，但执行管理缺位，制度形同虚设。二是电子档案工作的指导监督缺位。一方面，单位档案工作人员对本单位电子文件的平时监管不到位，尤其是业务部门形成的电子文件缺乏有效监管，电子文档管理处于自由化状态；单位电子文档管理工作任务与责任不明确，归集与管理随意化。另一方面 ，档案行政管理部门对电子档案工作关注不够，组织开展相关业务培训或业务交流不多，实施电子档案工作督导不到位，尤其在执行相关管理规范和处置相关违法行为上把关不严。

3、软件设计上的缺陷。

一是文书管理软件设计上有缺陷。现代档案管理已渗透文书管理之中，走向文档一体化，且市场已经有比较成熟的文档管理系统软件。然而，在一些办公自动化（OA系统）、电子公文网络传输、局域网络管理等系统中却没有电子文件归档管理模块，电子档案管理的源头失控，这是一大憾事。有的单位使用的文件管理软件即使有电子文件归档管理功能，但并不是该系统运行的必定程序，归档管理可选可不选；有的单位使用的文档管理软件功能设计不健全，归档管理内容与流程均不规范。二是业务文档和专业文档管理软件上有缺陷。大多数单位的业务工作管理都是使用行业主导开发的软件，这些管理软件在设计时没有档案专业人员参与，没有充分考虑档案管理需求，没有征求档案部门意见，因此，软件在电子文件管理上存在缺陷。

4、基础建设上的缺失。

一是办公自动化系统（OA系统）建设缺失。从本地目前情况来看，已经建成并正在使用OA系统的单位很少，有的单位建成后或没有使用或已经停止使用，这使得电子文件直接收集归档成为不可能，严重制约了电子档案工作。二是电子档案管理软件和硬件设备缺失。有的单位没有配备齐全基本的电子档案运行和处理设备，电子档案工作无法开展；有的单位电子档案管理设备老化，配置低，管理系统软件版本低，长期未升级更新，运行困难，系统长期处于瘫痪状态，造成电子文件著录和数据导入导出无法实现。三是电子档案保管与保护设施设备缺失。主要是电子档案的存储和备份设备缺失，保管环境和条件较差，存在诸多安全隐患，如没有防磁柜、温湿度控制系统、备份设施等专用设施设备。

三、思考建议

1、加强宣传教育。

一是进一步加强档案法律法规宣传，尤其是电子档案管理相关规章的宣传。建议：组织开展关于电子档案工作方面的主题宣传，在大规模的档案知识竞赛、“6.9国际档案日”宣传等活动中增加有关电子档案工作的内容，不断增强社会电子档案工作意识，为电子档案工作营造良好的社会氛围和工作环境。建议：加强中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》和地方《实施意见》的宣传，认真落实“应归尽归、应收尽收”， 坚持“档案收得全不全、管得安全不安全、用得好不好”作为检验档案工作的主要标准。二是进一步加强档案教育培训工作。建议：以多种形式组织开展专兼档案工作人员业务教育培训，提升档案工作从业人员的业务素质。培训内容应以具体的应用与操作为主，培训方式应以快速的短期和网络为主，培训方法应以有效的互动与交流为主，这样既避免了基层档案工作人员在工作和时间上的矛盾，又能使他们得到了最直接和最有效的教育培训收获。

2、加强前端控制。

要做好电子档案工作，重点把握关口必须前移，必须加强对电子文件管理阶段的前端控制，从源头规范电子文件的归档与管理，避免电子档案流失。一是做好电子文件管理工作。建议：加强电子档案的前期基础工作，提前介入电子文件阶段的管理，对电子文件管理提出相关要求，从档案管理角度规范电子文件的收集、处理、保存等工作，使电子文件平时归档与管理形成常态化。二是积极推进电子文件管理与电子档案管一体化。建议：做好办公自动化（OA系统）和文档管理系统的顶层设计，档案部门要参与系统设计指导，依据《归档文件整理规则》、《档案管理软件功能要求暂行规定》和《档案著录规则》等规定对系统提出相关要求，搭建好公共支撑平台，确保系统的档案管理功能完善并符合要求。建议：强化行业电子业务档案的前期监管理，按照“谁经办、谁归档、谁负责”原则，规范业务电子文件基础工作，使业务电子文件管理档案化。

3、加强监督检查。

一是加强电子档案工作督导。建议：加快改变“重纸质、轻电子”的传统观念，将规范电子档案管理作为档案工作新目标，加强对电子档案管理的指导与监督，在立卷时要重点指导电子文件的归档，在年检年审时要认真查看电子文件的归档情况。建议：将电子档案工作列为档案行政执法项目，重点检查电子文件的收集和保管两个环节，以执法手段依法规范电子档案管理。二是加大查处档案违法行为。过去，档案部门在开展执法检查时往往总是盯住传统的纸质档案不放，其实电子档案管理方面存在不少违法行为，多年来基本没有得到有效查处。建议：开展电子档案工作依法治理，研究电子档案管理的新课题，探讨电子档案工作领域违法行为查处的新方法，严肃查处违法行为，以法律的威慑力推进电子档案工作依法开展。

4、加强基础建设。

一是建设好办公自动化系统（OA系统）。办公自动化理念已经提出多年，OA系统是电子文件采集与归档最方便、最经济的重要渠道。从本地情况看，这些年来真正实现无纸化办公的单位很少。建议：加强办公自动化基础建设，特别是OA系统中电子文件归档与管理的功能建设，确保与档案管理系统的互联互通。二是完善好电子档案管理必须的设施设备。建议：配备齐全电子档案运行必备设备，确保电子档案工作能够正常运行。三是选用好文档案管理应用软件。建议：根据工作需要和地方实际科学选用文档管理软件，参考档案部门的推荐意见，软件要是最新版本、最新配置、最隹功能和包含最新科技成果，统一电子文件采集方式和电子档案入口，确保电子文档能够规范处置、传输与交换。最好选用本地已建成的数字档案管理平台。四是配备好电子档案的存储和备份设备。建议：档案馆（室）要配备必要的电子档案存储、备份和保护设备，完善保管条件，实现重要电子档案备份保存，保障电子档案能够长期安全有效保存。

5、加强纸质档案数字化。

增量电子档案的来源除了公务活动中新产生的电子文件外，还有一个来源渠道是纸质档案的数字化加工，这是丰富和完善电子档案资源及其系统化的必要行为。一是抓好纸质档案数字化标准规范的执行。建议：档案部门要积极作为，加大对纸质档案数字化单位的督导，开展对承担数字化加工外包公司的资质审查备案，严格执行《纸质档案数字化技术规范》、《档案著录规则》、《湖南省档案数字化工作安全保密管理暂行办法》，防止标准规范落实走样，保证电子档案质量。二是统一数字化加工软件。建议：由上级档案主管部门研发数字化加工软件，实行定点采购，力争在地区内统一数字化加工软件。三是发挥行业档案数字化工作的带动和引领作用。从近些年本地档案数字化工作的情况来看，部分行业主管部门非常重视档案数字化工作，本系统档案数字化推进较快，这是个极好现象。建议：积极宣传推广，给予大力支持，以行业档案工作促进带动区域档案工作。四是以专题建设项目促档案数字化工作。建议：档案部门要积极争取档案信息化建设项目，减少行政命令式方式，通过项目引来发展机遇和资金，加快数字档案资源积累。如2015年，湖南省档案局谋划的洞庭湖生态经济区专题档案数据中心建设项目得到省委省政府的重视与支持，有效地推动了全省档案数字化工作。建议：国家档案局争取将档案数字化纳入国家发改委重点建设项目，国家保障基本资金，地方配套相关经费，由上至下统筹分步实施。

廖明辉 鲁光辉

常德市档案局2017-6-27